Dịch vụ

TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI

Tổ chức sự kiện ngoài trời cần phải chú trọng các vấn đề từ giấy phép cho đến thời tiết. Với việc lập kế hoạch phù hợp, bạn có thể đảm bảo sự kiện của mình thành công, làm hài lòng không chỉ khách hàng mà cả những người tham dự của bạn.

tổ chức sự kiện ngoài trời

Khi thời tiết thuận lợi, ấm áp và không nắng gắt nhiều sự kiện ngoài trời được lên kế hoạch. Thời tiết luôn được chú ý vì các sự kiện ngoài trời khó tổ chức hơn nhiều so với các sự kiện khác. Dưới đây là một số mẹo về cách lập kế hoạch cho một sự kiện ngoài trời và giảm thiểu rủi ro:

1. Xin giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời

Bạn phải xin phép ngay sau khi chọn địa điểm và thời gian tổ chức sự kiện ngoài trời của mình. Cách nhanh nhất để có một sự kiện đúng thời hạn mà không phải dời ngày tổ chức lại. Vì sự kiện càng lớn thì thời gian xét duyệt sẽ càng lâu và phải thông qua nhiều cơ quan.

tổ chức sự kiện ngoài trời ban đêm

2. Chú ý đến an toàn và tiếng ồn

Các hoạt động ngoài trời cần xem trọng những điều dưới đây để tránh sự việc ngoài ý muốn.

  • Nếu đốt lửa trại thì bạn cần phải chú ý đảm bảo an toàn tuyệt đối phòng cháy chữa cháy.
  • Nếu sử dụng âm thanh phát ra với công suất lớn thì cần lưu ý tránh xa nhà chùa, nhà thờ hay các nhà đạo khác.
  • Nếu hoạt động sau 20 giờ trên giấy phép cần ghi rõ để tránh bị phạt nặng.

Vì vậy, khi tổ chức sự kiện ngoài trời bạn nên tránh xa những nơi đặc biệt kể trên.

3. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời để giảm thiểu công việc

Đối với những doanh nghiệp có sẵn không gian ngoài trời để tổ chức sự kiện ngoài trời thì không cần phải nói. Nhưng đối với những doanh nghiệp không có không gian ngoài trời để tổ chức sự kiện thì thường thuê.

Thuê sẽ giúp cho nhân viên của bạn không cần phải lo lắng các vấn đề về an toàn, điện, nhà vệ sinh, thông tin liên lạc hay nhu yếu phẩm. Các biện pháp an toàn khác cũng được nơi cho thuê cảnh báo hay chuẩn bị đề phòng cho bạn. Như vậy bạn và nhân viên bạn sẽ đỡ phát sinh chi phí cho các vấn đề về an toàn.

4. Lịch trình di chuyển nếu có

Một số sự kiện cần di chuyển từ điểm A đến B hay lịch trình dài hơn thông thường. Thì bạn cần phải tính toán và lên kế hoạch thời gian ở và đi cho từng địa điểm khi tổ chức sự kiện ngoài trời.

5. Đội hậu cần và bố trí

Khi đến nơi diễn ra sự kiện ngoài trời bạn cần phải phân bố công việc trước đó rõ ràng. Đội hậu cần cần chuẩn bị những thứ gì và phải có điều phối mỗi nhóm chỉ đạo nếu cần.

Vẽ bản vẽ hoặc phát thảo những vị trí cần thiết như chụp hình, chỗ để xe, v.v... Thường trước khi đến nơi sẽ có một cuộc họp trước, để tất cả các bạn có thể điều phối có thể nắm bắt được những việc cần chuẩn bị khi vừa đến nơi.

6. Nguồn điện dùng cho sự kiện ngoài trời

Để cung cấp đủ nguồn điện cho tất cả các thiết bị cần thiết trong sự kiện ngoài trời. Bạn hãy chắc chắn mang đủ dây kết nối hoặc ổ cấm điện, pin sạc dự phòng cần thiết. Hoặc yêu cầu nhà tổ chức hoặc đơn vị cho thuê không gian tổ chức cung cấp cho bạn.

Với những sự kiện lớn hãy mang theo máy phát điện/nguồn điện sự cho các thiết bị cần dùng. Để đề phòng trường hợp mất điện hay không đủ nguồn cung cấp cho sự kiện.

cung cấp nước sự kiện ngoài trời

7. Đảm bảo sự thoải mái của khách

Luôn cung cấp và đáp ứng đủ nước hay thức ăn cho khách mời hoặc tham gia sự kiện. Như cuộc thi chạy bộ thì nên cung cấp nước trải dài tuyến đường dự thi cho người tham gia. Cung cấp nhà ở hay buồng vệ sinh lưu động cho khách mời, việc thiếu những cái tất yếu đó có thể làm hỏng sự kiện của bạn.

8. Vệ sinh

Bạn không muốn bất kỳ sai lầm nào xảy ra ở đây. Việc thiếu thiết bị vệ sinh, hoặc thiết bị vệ sinh kém có thể làm hỏng sự kiện của bạn. Đảm bảo rằng bạn có đủ thiết bị vệ sinh không chỉ cho khách mà còn cho cả phi hành đoàn. Bạn cũng có thể yêu cầu dịch vụ tổ chức sự kiện cung cấp thiết bị vệ sinh cho bạn.

9. Kiểm soát côn trùng

Hãy phun thuốc diệt mối, côn trùng vào khu vực cần thiết để quản thiết bị hay thực phẩm. Mở một chiếc quạt gió để điều hoà không khí ổn định nhằm xua đuổi muỗi hay ruồi.

10. Tiện nghi

Chuẩn bị sẵn khăn lau tay, chăn nhẹ, kem chống nắng, xịt chống côn trùng, khăn quấn hay bất kỳ thứ gì khác mà bạn nghĩ sẽ giúp khách của mình thoải mái hơn.

11. Ánh sáng

Một sự kiện buổi tối sẽ cần có đèn chiếu sáng ngay cả lối thoát hiểm, lối đi và khu vực đậu xe để tạo sự thuận tiện và an toàn.

12. Các biện pháp phòng ngừa về sức khỏe

Nhờ các chuyên gia y tế luôn sẵn sàng khi cần, đặc biệt nếu sự kiện của bạn ở vùng sâu vùng xa. Hoặc ít nhất hãy để sẵn một bộ sơ cứu. Chuẩn bị danh sách các bệnh viện gần nhất để kịp thời cấp cứu khi cần thiết.

13. Liên lạc khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Điều này đặc biệt quan trọng đối với các sự kiện ở các địa điểm xa. Nếu đất vùng cao hay đồi núi, hãy đảm bảo bộ đàm của bạn trong phạm vị hoạt động.

14. Theo dõi thời tiết

Lý do phổ biến nhất khi phải hủy tổ chức sự kiện ngoài trời là thời tiết khắc nghiệt. Chú ý thời tiết và luôn luôn theo dõi thời tiết để kịp thời xử lý. Bạn có thể nhận dự báo thời tiết tại weather.com. Ngoài ra, hãy lưu ý đến gió. Bạn không muốn mọi thứ đổ bể bị gió thổi. Vì vậy hãy đảm bảo mọi thứ đều được cố định chắc chắn hoặc dùng các sản phẩm bằng nhựa

kế hoạch dự phòng cho trời mưa

15. Lên kế hoạch khi trời mưa

Có một "kế hoạch B" trong trường hợp mưa. Mang theo lều, đồ ăn và bàn làm việc cho các DJ (người chỉnh nhạc) để cùng vui chơi. Các gian hàng lưu động hoặc nơi cung cấp đồ ăn có thể phủ bạc lớn hay dù lớn để che nắng hay mưa.

Một số gian hàng này thậm chí còn có các tấm vách ngăn xinh xắn có thể cuộn ra trong trường hợp trời mưa và các lỗ thông gió để chứa máy điều hòa không khí lưu thông.

16. Dọn dẹp

Sự kiện có thể kết thúc, nhưng công việc của bạn thì không. Đảm bảo rằng bạn đã sắp xếp với bộ phận vệ sinh địa phương để dọn dẹp sau đó. Nếu không, hãy thuê một công ty vận chuyển sẵn sàng để dọn dẹp khu vực, sau khi sự kiện kết thúc.

Bạn có bất kỳ thắc mắc và hỏi đáp gì? Hãy trao đổi ý kiến của bạn với chúng tôi để tổ chức sự kiện ngoài trời thành công và tốt đẹp dưới đây.

Chat tư vấn trực tuyến

Công ty TNHH PR Việt

Trụ sở: 31/14 Nguyễn Triệu Luật, P.Tân Tạo, Q.Bình Tân, TP.Hồ Chí Minh
VP Hồ Chí Minh: 74/1/5/4 Nguyễn Quý Anh, P.Tân Sơn Nhì, Q.Tân Phú, TP.Hồ Chí Minh
VP Hà Nội: 42/9 Vĩnh Hưng, Hoàng Mai, Hà Nội
VP Đà Nẵng: 179/8 Nguyễn Chí Thanh, Phường Hải Châu, Quận Hải Châu, TP.Đà Nẵng

Tel: (028) 2229 7376
Hotline/Zalo: 0906397327
E-mail: info@prviet.com.vn
Facebook: https://www.facebook.com/prviet
Website: https://www.prviet.com.vn

Bài viết khác

Trang trí tiệc tất niên

Việc tổ chức và trang trí tiệc tất niên không hề đơn giản. Trang trí đòi hỏi sự đầu tư kỹ lưỡng để bữa tiệc trở nên nổi bật, thu hút và ấn tượng hơn.

Xem thêm

Trang trí tiểu cảnh tết

Trang trí tiểu cảnh tết mang lại vẻ ngoài thẩm mỹ, tạo điểm nhấn thu hút. Bên cạnh đó giúp doanh nghiệp tạo được ấn tượng tốt trong lòng khách hàng.

Xem thêm

Trang trí tết cho cửa hàng và văn...

Thời khắc chuyển giao mùa đã đến, trang trí tết cho biết một mùa xuân nữa đã về. Đã đến lúc thay bộ áo mới cho văn phòng cũng như cửa hàng của bạn.

Xem thêm

XE BÁN CÀ PHÊ TAKE AWAY

Xe bán cà phê take away là giải pháp kinh doanh bán cafe lưu động với vốn ít ỏi. Chính vì thế nhu cầu tìm mua, thiết kế và sản xuất nhiều.

Xem thêm

XE BÁN CÀ PHÊ DI ĐỘNG

Xe bán cà phê di động hiện nay được sử dụng khá phổ biến dành và tăng trưởng cao. PR Việt đáp ứng nhu cầu sản xuất và thiết xe đẩy cà phê.

Xem thêm

TỔ CHỨC LỄ KHAI TRƯƠNG

Tổ chức lễ khai trương cửa hàng, công ty, siêu thị và cách tổ chức khai trương cửa hàng đúng cách tạo sự thu hút và ấn tượng cho buổi lễ.

Xem thêm

KHAI TRƯƠNG CỬA HÀNG

Khai trương cửa hàng là dịp giới thiệu cho mọi người biết đến doanh nghiệp. Khai trương cửa hàng cần làm gì và kế hoạch tổ chức khai trương hiệu quả.

Xem thêm

QUẢNG CÁO BÁO

Quảng cáo báo online và báo giấy in rất được chú trọng trong quảng cáo truyền thông lượt đọc giả lớn. Hay dùng trong tiếp cận khách hàng mới và tiềm năng.

Xem thêm

BILLBOARD NGOÀI TRỜI

Billboard ngoài trời là biển quảng cáo ngoài trời gồm có bảng hiệu, tivi led hay dán giấy decal. Độ phủ quảng cáo rộng rãi thu về lợi nhuận cao cho mình.

Xem thêm

Nhà bạt trụ tròn

Nhà bạt trụ tròn được xem là phiên bản gọn nhẹ của nhà bạt không gian chiếm nhiều diện tích. Thì nhà bạt ống tròn chỉ chiếm diện tích nhỏ và vừa để làm.

Xem thêm

Nhà bạt di động

Nhà bạt di động thích hợp quảng bá các sản phẩm mới hay chương trình giảm giá đặc biệt trưng bày trước cửa hàng ngoài trời, giúp cho việc che nắng mưa.

Xem thêm

Cho thuê nhà bạt

Cho thuê nhà bạt được sử dụng nhiều để che nắng mưa cho người bên trong nhà bạt. Đồng thời tạo không khí mát mẻ và bảo vệ các thiết bị trong nhà.

Xem thêm

CHO THUÊ ÂM THANH ÁNH SÁNG

Cho thuê âm thanh ánh sáng tổ chức sự kiện, hội họp, khai trương... Với những dàn âm thanh ánh sáng mới cùng công nghệ mới liên tục được áp dụng.

Xem thêm

CHO THUÊ QUẠT HƠI NƯỚC

Cho thuê quạt hơi nước hay máy làm mát khi tổ chức sự kiện ngoài trời nắng nóng thì quạt hơi nước sẽ giúp bạn giảm sự nóng bức cho cơ thể mát hơn.

Xem thêm

Thiết kế gian hàng trưng bày

Thiết kế booth trưng bày cho triển lãm, hội chợ và thi công gian hàng hội chợ chuyên nghiệp. Thiết kế từ booth nhỏ đến lớn có tại PR Việt.

Xem thêm

Thiết kế 3D gian hàng triển lãm

Thiết kế 3D gian hàng triển lãm hội chợ đòi hỏi các gian hàng phải khác nhau về thiết kế. Vì thế thiết kế gian hàng rất quan trọng, phải được tỉ mỉ.

Xem thêm

Trang trí gian hàng hội chợ

Trang trí gian hàng hội chợ nhằm tô điểm thêm cho thiết kế gian hàng. Bên cạnh đó cũng gây sự chú ý nhằm thu hút khách đến gian hàng của mình.

Xem thêm

QUẢNG CÁO TRÊN XE UBER & QUẢNG CÁO...

Quảng cáo trên xe Grab & Uber là sự kết hợp hoàn hảo giữa quảng cáo ngoài trời truyền thống cùng với tác động của tiếp thị trực tiếp thông qua quảng cáo trên xe ô tô cá nhân giúp mang lại kết quả...

Xem thêm

THIẾT KẾ VÀ THI CÔNG GIAN HÀNG TRIỂN...

Nhận thi công và thiết kế gian hàng triển lãm, gian hàng trưng bày sản phẩm cho các khách hàng.

Xem thêm

BÁN VÀ CHO THUÊ RỐI HƠI, NGƯỜI ...

Bán và cho thuê rối hơi, người hơi, cổng hơi các loại với nhiều loại kích thước, màu sắc. Đặc biệt nhận thiết kế và may rối hơi, cổng hơi riêng biệt.

Xem thêm

BÁN VÀ CHO THUÊ CỔNG HƠI

Bán và cho thuê các loại cổng hơi, cổng rồng 8m, 10m , 12m...

Xem thêm

TREO BANNER QUẢNG CÁO, TREO PHƯỚN QUẢNG...

Cung cấp dịch vụ quảng cáo ngoài trời như treo banner, treo băng rôn, treo phướn quảng cáo với giá rẻ. Nhận treo phướn tại Hà Nội và các tỉnh thành.

Xem thêm

CHO THUÊ XE ĐẠP VÀ CHO THUÊ XE MÁY...

Công ty cho thuê xe đạp, xe máy tổ chức chạy roadshow chuyên nghiệp phục vụ hoạt động quảng cáo ngoài trời trên các tuyến đường, bằng việc chạy xe.

Xem thêm

KHAI TRƯƠNG SIÊU THỊ

Tổ chức lễ khai trương siêu thị thu hút, chuyên nghiệp thì cần phải có chuyên môn. Nhất là sự chuẩn bị kỹ lưỡng của các nhân viên.

Xem thêm

Khách hàng của chúng tôi

VINPRO
THẨM MỸ VIỆN NGỌC PHÚ
TRÀ SỮA TOCOTOCO
ELKEN
KINDERLAND
Me-O
GRAB
PHÚ QUÝ
BỆNH VIỆN NHI ĐỒNG 2
TRANSVIET
VINCOM
CELADON
BIBOMART
THIÊN HÒA
ANH VĂN HỘI VIỆT MỸ VUS
PHONG VŨ
PNJ
PHƯƠNG NAM BOOK
Hưng Thịnh
Từ Dũ
Chevrolet
Viễn Thông A
ABBANK
Pizza company
CGV
Pizza hut
Hotline: 090 639 7327
SMS: 090 639 7327 Để lại tin nhắn/Liên hệ