Tổ chức sự kiện ngoài trời cần phải chú trọng các vấn đề từ giấy phép cho đến thời tiết. Với việc lập kế hoạch phù hợp, bạn có thể đảm bảo sự kiện của mình thành công, làm hài lòng không chỉ khách hàng mà cả những người tham dự của bạn.

Khi thời tiết thuận lợi, ấm áp và không nắng gắt nhiều sự kiện ngoài trời được lên kế hoạch. Thời tiết luôn được chú ý vì các sự kiện ngoài trời khó tổ chức hơn nhiều so với các sự kiện khác. Dưới đây là một số mẹo về cách lập kế hoạch cho một sự kiện ngoài trời và giảm thiểu rủi ro:

1. Xin giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời

Bạn phải xin phép ngay sau khi chọn địa điểm và thời gian tổ chức sự kiện ngoài trời của mình. Cách nhanh nhất để có một sự kiện đúng thời hạn mà không phải dời ngày tổ chức lại. Vì sự kiện càng lớn thì thời gian xét duyệt sẽ càng lâu và phải thông qua nhiều cơ quan.

2. Chú ý đến an toàn và tiếng ồn

Các hoạt động ngoài trời cần xem trọng những điều dưới đây để tránh sự việc ngoài ý muốn.

• Nếu đốt lửa trại thì bạn cần phải chú ý đảm bảo an toàn tuyệt đối phòng cháy chữa cháy.
• Nếu sử dụng âm thanh phát ra với công suất lớn thì cần lưu ý tránh xa nhà chùa, nhà thờ hay các nhà đạo khác.
• Nếu hoạt động sau 20 giờ trên giấy phép cần ghi rõ để tránh bị phạt nặng.

Vì vậy, khi tổ chức sự kiện ngoài trời bạn nên tránh xa những nơi đặc biệt kể trên.

3. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời để giảm thiểu công việc

Đối với những doanh nghiệp có sẵn không gian ngoài trời để tổ chức sự kiện ngoài trời thì không cần phải nói. Nhưng đối với những doanh nghiệp không có không gian ngoài trời để tổ chức sự kiện thì thường thuê.

Thuê sẽ giúp cho nhân viên của bạn không cần phải lo lắng các vấn đề về an toàn, điện, nhà vệ sinh, thông tin liên lạc hay nhu yếu phẩm. Các biện pháp an toàn khác cũng được nơi cho thuê cảnh báo hay chuẩn bị đề phòng cho bạn. Như vậy bạn và nhân viên bạn sẽ đỡ phát sinh chi phí cho các vấn đề về an toàn.

4. Lịch trình di chuyển nếu có

Một số sự kiện cần di chuyển từ điểm A đến B hay lịch trình dài hơn thông thường. Thì bạn cần phải tính toán và lên kế hoạch thời gian ở và đi cho từng địa điểm khi tổ chức sự kiện ngoài trời.

5. Đội hậu cần và bố trí

Khi đến nơi diễn ra sự kiện ngoài trời bạn cần phải phân bố công việc trước đó rõ ràng. Đội hậu cần cần chuẩn bị những thứ gì và phải có điều phối mỗi nhóm chỉ đạo nếu cần.

Vẽ bản vẽ hoặc phát thảo những vị trí cần thiết như chụp hình, chỗ để xe, v.v... Thường trước khi đến nơi sẽ có một cuộc họp trước, để tất cả các bạn có thể điều phối có thể nắm bắt được những việc cần chuẩn bị khi vừa đến nơi.

6. Nguồn điện dùng cho sự kiện ngoài trời

Để cung cấp đủ nguồn điện cho tất cả các thiết bị cần thiết trong sự kiện ngoài trời. Bạn hãy chắc chắn mang đủ dây kết nối hoặc ổ cấm điện, pin sạc dự phòng cần thiết. Hoặc yêu cầu nhà tổ chức hoặc đơn vị cho thuê không gian tổ chức cung cấp cho bạn.

Với những sự kiện lớn hãy mang theo máy phát điện/nguồn điện sự cho các thiết bị cần dùng. Để đề phòng trường hợp mất điện hay không đủ nguồn cung cấp cho sự kiện.

7. Đảm bảo sự thoải mái của khách

Luôn cung cấp và đáp ứng đủ nước hay thức ăn cho khách mời hoặc tham gia sự kiện. Như cuộc thi chạy bộ thì nên cung cấp nước trải dài tuyến đường dự thi cho người tham gia. Cung cấp nhà ở hay buồng vệ sinh lưu động cho khách mời, việc thiếu những cái tất yếu đó có thể làm hỏng sự kiện của bạn.

8. Vệ sinh

Bạn không muốn bất kỳ sai lầm nào xảy ra ở đây. Việc thiếu thiết bị vệ sinh, hoặc thiết bị vệ sinh kém có thể làm hỏng sự kiện của bạn. Đảm bảo rằng bạn có đủ thiết bị vệ sinh không chỉ cho khách mà còn cho cả phi hành đoàn. Bạn cũng có thể yêu cầu dịch vụ tổ chức sự kiện cung cấp thiết bị vệ sinh cho bạn.

9. Kiểm soát côn trùng

Hãy phun thuốc diệt mối, côn trùng vào khu vực cần thiết để quản thiết bị hay thực phẩm. Mở một chiếc quạt gió để điều hoà không khí ổn định nhằm xua đuổi muỗi hay ruồi.

10. Tiện nghi

Chuẩn bị sẵn khăn lau tay, chăn nhẹ, kem chống nắng, xịt chống côn trùng, khăn quấn hay bất kỳ thứ gì khác mà bạn nghĩ sẽ giúp khách của mình thoải mái hơn.

11. Ánh sáng

Một sự kiện buổi tối sẽ cần có đèn chiếu sáng ngay cả lối thoát hiểm, lối đi và khu vực đậu xe để tạo sự thuận tiện và an toàn.

12. Các biện pháp phòng ngừa về sức khỏe

Nhờ các chuyên gia y tế luôn sẵn sàng khi cần, đặc biệt nếu sự kiện của bạn ở vùng sâu vùng xa. Hoặc ít nhất hãy để sẵn một bộ sơ cứu. Chuẩn bị danh sách các bệnh viện gần nhất để kịp thời cấp cứu khi cần thiết.

13. Liên lạc khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Điều này đặc biệt quan trọng đối với các sự kiện ở các địa điểm xa. Nếu đất vùng cao hay đồi núi, hãy đảm bảo bộ đàm của bạn trong phạm vị hoạt động.

14. Theo dõi thời tiết

Lý do phổ biến nhất khi phải hủy tổ chức sự kiện ngoài trời là thời tiết khắc nghiệt. Chú ý thời tiết và luôn luôn theo dõi thời tiết để kịp thời xử lý. Bạn có thể nhận dự báo thời tiết tại weather.com. Ngoài ra, hãy lưu ý đến gió. Bạn không muốn mọi thứ đổ bể bị gió thổi. Vì vậy hãy đảm bảo mọi thứ đều được cố định chắc chắn hoặc dùng các sản phẩm bằng nhựa

15. Lên kế hoạch khi trời mưa

Có một "kế hoạch B" trong trường hợp mưa. Mang theo lều, đồ ăn và bàn làm việc cho các DJ (người chỉnh nhạc) để cùng vui chơi. Các gian hàng lưu động hoặc nơi cung cấp đồ ăn có thể phủ bạc lớn hay dù lớn để che nắng hay mưa.

Một số gian hàng này thậm chí còn có các tấm vách ngăn xinh xắn có thể cuộn ra trong trường hợp trời mưa và các lỗ thông gió để chứa máy điều hòa không khí lưu thông.

16. Dọn dẹp

Sự kiện có thể kết thúc, nhưng công việc của bạn thì không. Đảm bảo rằng bạn đã sắp xếp với bộ phận vệ sinh địa phương để dọn dẹp sau đó. Nếu không, hãy thuê một công ty vận chuyển sẵn sàng để dọn dẹp khu vực, sau khi sự kiện kết thúc.

Bạn có bất kỳ thắc mắc và hỏi đáp gì? Hãy trao đổi ý kiến của bạn với chúng tôi để tổ chức sự kiện ngoài trời thành công và tốt đẹp dưới đây.

Công ty TNHH PR Việt

Trụ sở: 31/14 Nguyễn Triệu Luật, P.Tân Tạo, Q.Bình Tân, TP.Hồ Chí Minh
VP Hồ Chí Minh: 74/1/5/4 Nguyễn Quý Anh, P.Tân Sơn Nhì, Q.Tân Phú, TP.Hồ Chí Minh
VP Hà Nội: 42/9 Vĩnh Hưng, Hoàng Mai, Hà Nội
VP Đà Nẵng: 179/8 Nguyễn Chí Thanh, Phường Hải Châu, Quận Hải Châu, TP.Đà Nẵng

Tel: (028) 2229 7376
Hotline/Zalo: 0906397327
E-mail: info@prviet.com.vn
Facebook: https://www.facebook.com/prviet
Website: https://www.prviet.com.vn