Tổ chức lễ khánh thành là một sự kiện quan trọng sau khi xây dựng xong một công trình để cầu mọi việc được bình an và thuận lợi khi hoạt động. Chính vì vậy việc tổ chức lễ khánh thành rất được các quan tâm sau khi xong công trình.

1. Lễ khánh thành là gì?

Lễ khánh thành (Inauguration Ceremony) là một sự kiện quan trọng của doanh nghiệp xây dựng. Nếu như lễ khởi công, lễ động thổ là sự kiện diễn ra trước một dự án xây dựng lớn nào đó thì lễ khánh thành là buổi lễ trọng đại đánh dấu đưa vào hoạt động. Buổi lễ mang ý nghĩa của một sự khởi đầu hoàn toàn mới với nhiều may mắn và hoạt động trơn chu của công trình.

2. Sự nhầm lẫn giữa lễ khánh thành và lễ khai trương

Nếu như không nhìn vào nội dung thì chắc chắn ai cũng bị nhầm lẫn buổi lễ khánh thành sang khai trương. Vì hai sự kiện này đa số đều giống nhau chỉ khác nhau về mặt ý nghĩa qua bài này Công ty tổ chức sự kiện PR Việt sẽ giúp bạn có cái nhìn chính xác nhất.

Lễ khánh thành (Inauguration Ceremony): là sự kiện đánh dấu công trình đã hoàn thiện tất cả và đi vào hoạt động. Thời điểm tổ chức lễ khành thường được tổ chức sau khi hoàn thiện xong xuôi tất cả mọi thứ.

Các lễ khánh thành thường thấy ở các công trình, dự án xây dựng như: khánh thành nhà máy sản xuất, khánh thành nhà máy chế biến, khánh thành tòa nhà, khánh thành công ty, khánh thành hoạt động mới, …

Lễ khai trương (Grand Opening): là buổi lễ đánh dấu ra mắt sản phẩm mới, chi nhánh mới đi vào hoạt động. Ngày tổ chức thường là ngày mở bán đầu tiên khi khai trương cửa hàng, chi nhánh công ty.

Đối với các công trình gắn liền với hoạt động kinh doanh như: bệnh viên, trung tâm thương mại hay nhà máy… thì lễ khánh thành có thể tổ chức cùng thời điểm lễ khai trương với đầy đủ các quy trình cơ bản. Còn đối với các công trình, dự án chỉ được xây dựng xong mà chưa hoạt động liền thì sẽ được tổ chức lễ khánh thành công bố và lễ khai trương sẽ tổ chức sau vào ngày công trình chính thức hoạt động.

Khai trương và khánh thành đều có ý nghĩa quan trọng đối với các chủ doanh nghiệp. Do vậy chúng ta phải nắm rõ và phân biệt để tránh nhầm lẫn hai buổi lễ, để có thể đưa ra ý tưởng tổ chức phù hợp để buổi lễ diễn ra thành công thuận lợi

3. Ý nghĩa và tầm quan trọng của buổi lễ khánh thành

Lễ khánh thành như một phần không thể thiếu để cầu chúc mọi việc được thuận lợi khi hoạt động.

Về mặt tâm linh

Theo quan điểm của người Phương Đông “Có thờ có thiêng có kiêng có lành” , nhà cửa công trình là một phần rất quan trọng trong quá trình sinh hoạt hay kinh doanh buôn bán. Chính vì thế tổ chức lễ khánh thành mang đến sự yên tâm cho chủ đầu tư về công trình của mình sẽ hoạt động suôn sẻ ” thuận buồm xuôi gió”. Buổi lễ đã dần trở thành nét văn hóa không thể nào thiếu và đều được tổ chức ở các doanh nghiệp nhỏ cho đến lớn.

Về mặt kinh doanh

Lễ khánh thành như một hình thức marketing giúp cho việc truyền thông và quảng cáo cho nhiều người biết. Từ đó thúc đẩy doanh số, nhu cầu mua sắm sử dụng sản phẩm hay dịch vụ của công ty.

Việc lên kế hoạch tổ chức bài bản, ý tưởng thu hút giúp nâng tầm vị thế của doanh nghiệp và khẳng định vị trí của công trình đó trong lòng khách mời.

Chính bởi những ý nghĩa quan trọng đó, không ít khách hàng luôn băn khoăn làm sao để có ý tưởng độc đáo khi tổ chức một sự kiện khánh thành thuận lợi và thu hút khách mời. Hiểu được khó khăn đó, PR Việt với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp hơn 10 năm trong nghề, mong muốn đem tới dịch vụ giúp khách hàng có thể xây dựng được một buổi lễ khánh thành chuyên nghiệp và chu đáo nhất bắt đầu từ khâu lên ý tưởng, triển khai và kết thúc để khách hàng có được những trải nghiệm nhằm nâng cao hình ảnh thương hiệu cũng như đẩy mạnh hợp tác làm ăn với đối tác, khách hàng tiềm năng.

4. Kế hoạch tổ chức chương trình lễ khánh thành

Để biểu lễ thu hút và tránh nhàm chán dành cho khách mời thì lễ khánh thành phải mới lạ hay chí ít cũng phải tạo nét riêng trong lòng các khách mời. Thường sẽ được chuẩn bị trước từ 1 đến 3 tháng để cho lễ khánh thành được hoàn hảo nhất.

Chính vì thế ta cần phải lên ý tưởng sau đó kế hoạch thực hiện và những hạng mục, trang thiết bị cần dùng cho buổi lễ. Tiếp theo là tìm kiếm các nhà tổ chức sự kiện để cung cấp những thiết bị đó. Tiếp theo là lên kịch bản chi tiết chương trình và book nhân sự chạy sự kiện.

4.1 Lên ý tưởng chính cho chương trình

Để lên được ý tưởng chính thì ta cần tìm hiểu vào mục đích tổ chức của doanh nghiệp, từ đó đưa ra những lựa chọn cho doanh nghiệp. Tất nhiên là nội dung phải thu hút và gây ấn tượng tốt cho khách mời ngay từ cái nhìn đầu tiên khi họ tới nhằm truyền tải thông điệp tới các khách mời tham dự.

4.2 Lên danh sách khách mời tham dự lễ

Cần phải lên danh sách số lượng chính xác để tính toán cho chi phí, không gian hay quà tặng (nếu có), ... Đặc biệt chú trọng tới những khách mời có nổi tiếng trong lĩnh vực doanh nghiệp đang hoạt động. Ngoài ra, nên mời những đối tác, khách hàng tiềm năng đến tham dự để có thể chốt sale một cách nhanh nhất.

Chuẩn bị các PG tiếp đón khách chu đáo, giúp khách mời có ấn tượng tốt về doanh nghiệp và thể hiện sự trân trọng của doanh nghiệp.

4.3 Lựa chọn địa điểm tổ chức

Như ở trên ta đã nói trước tiên ta phải xác định số lượng chính xác khách mời, từ đó lựa chọn địa điểm tổ chức thích hợp. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp đã có không gian sẵn có thì việc đó không cần thiết nữa mà thay vào đó chú trọng việc trang trí.

4.4 Lên danh sách hạng mục cần chuẩn bị

Sau khi đã có cái nhìn tổng quát, việc tiếp theo là lên các danh sách hạng mục cần chuẩn bị và phân chia công việc cho nhân viên/ nhân sự triển khai sự kiện.

Chuẩn bị các hạng mục bao gồm:

• Xin giấy phép tổ chức lễ khánh thành
• Nhân sự chào đón khách mời
• Thiết kế : cổng chào hơi, sân khấu, băng rôn, standee, backdrop, …
• Chuẩn bị các thiết bị tổ chức sự kiện như: Âm thanh, ánh sáng, hoa tươi và bong bóng trang trí, bộ cắt băng khánh thành, tiệc teabreak, …
• Thi công, trang trí, cổng cổng hơi hoặc bong bóng .v.v. tại địa điểm tổ chức lễ
• Lựa chọn nhân sự thích hợp: nhân sự chào khách mời, ca sĩ, nhóm nhảy, lân sư rồng, PG lễ tân, … và tất nhiên không thể nào thiếu MC.
• Lập kế hoạch truyền thông, quảng bá sự kiện. Sử dụng các phương tiện truyền thông như radio, báo chí, đài truyền hình
• Các biện pháp phòng rủi ro trong sự kiện để có phương án, biện pháp khắc phục kịp thời.

4.5 Dự trù ngân sách, chi phí tổ chức

Cần phải tính toán được mức kinh phí tổ chức sự kiện phù hợp với doanh nghiệp, sau đó lên kế hoạch tổ chức về nhân sự, các trang thiết bị sự kiện cần thiết trong buổi lễ.

Tính toán phân bổ ngân sách cho các hạng mục một cách hợp lý : Chi phí thiết bị, chi phí nhân sự, chi phí tiệc … và các chi phí phát sinh ngoài ý muốn (nếu có).

4.6 Xây dựng kịch bản thu hút hay ấn tượng

Dựa vào mục đích của sự kiện và thông điệp cần truyền thông để dàn dựng kịch bản chương trình và căn chuẩn thời gian từ giờ tổ chức đến khi kết thúc.

Kịch bản buổi lễ gồm những phần chính sau:

1. Đón chào quý quan khách.
2. Đánh trống hội, múa lân sư rồng chào mừng (nếu có).
3. Tuyên bố lí do, giới thiệu đại biểu.
4. Đại diện phát biểu.
5. Ban lãnh đạo hay khách mời danh dự cắt băng khánh thành.
6. Tham quan xung quanh công trình hay nhà máy.
7. Tiết mục biểu diễn nghệ thuật.
8. Cuối cùng là kết thúc lễ.

5. Các bước tổ chức lễ khánh thành

5.1. Chuẩn bị trước mọi thứ

1. Chuẩn bị giấy phép tổ chức sự kiện

Để tổ chức ta cần chuẩn bị giấy tờ để xin giấy phép tổ chức của địa phương hoặc cơ quan có thẩm quyền giải quyết. Như vậy sẽ đảm bảo buổi lễ tránh những vấn đề phát sinh từ pháp luật.

2. Trang trí và kiểm tra lại các hạng mục

• Khu vực cổng, lối vào sự kiện: Lắp đặt rối hơi, cổng chào hơi, trải thảm dọc lối đi, hoa, bandroll, standee, bàn check – in.
• Khu vực xung quanh: Treo bandroll dọc, ngang, cờ…để khách mời từ xa đến hay những đơn vị xung quanh biết rằng nơi này đang tổ chức sự kiện khánh thành.
• Khu vực sân khấu: Lắp đặt sân khấu, thiết bị âm thanh ánh sáng phù hợp, trang trí hai bên sân khấu cùng các thiết bị sự kiện khác.
• Khu vực dưới sân khấu: Setup bàn ghế, chuẩn bị đồ uống, tiệc teabreak cho khách mời tham dự. Dọn dẹp sạch sẽ mọi thứ để trong bắt mắt

3. Bố trí nhân sự chạy sự kiện lễ

Bố trí nhân sự cho từng khu vực và hướng dẫn để tiện theo dõi và thực hiện các công việc cần thiết. Sau khi điều phối xong thì tiến hành tổng duyệt trước sự kiện

5.2. Trong sự kiện

• Đón khách và check-in đồng thời hướng dẫn khách mời đến chỗ ngồi của mình.
• Tiết mục mở màn: MC bước ra chào đón quý quan khách. Trống hội vang lên và lân sẽ múa chào mừng tạo không khí náo nhiệt cho buổi lễ.
• MC lên giới thiệu quý quan khách cùng các đại biểu quan trọng có mặt trong buổi lễ.
• Mời đại diện lễ khánh thành lên phát biểu mở màn cho buổi lễ.
• Nghi thức cắt băng khánh thành: Lễ tân đưa đồ cắt băng tiến lên sân khấu, MC mời đại diện doanh nghiệp và đại diện khách mời lên cắt băng, đánh dấu đi vào hoạt động. Máy tạo khói, pháo điện, pháo trang kim nổ cùng lúc để nghi thức cắt băng thêm phần ấn tượng.
• Tham quan nơi khách thành, lúc này đội múa lân sẽ múa cầu may.
• Văn nghệ: Biểu diễn các tiết mục văn nghệ như các hoạt náo, nhóm múa sôi động tạo không khí cho lễ.
• Kết thúc chương trình: Tiễn khách và trao quà (nếu có) cho khách mời.

5.3. Sau buổi lễ

Dọn dẹp các thứ sạch sẽ và tháo lắp các thiết bị tổ chức sự kiện để trả lại hiện trạng lúc ban đầu.

PR Việt cung cấp dịch vụ tổ chức lễ khánh thành trọn gói

PR Việt với phương châm "Bạn thành công, chúng tôi thành công" nhằm đem đến mọi thứ tốt đẹp nhất, cung cấp toàn bộ hệ thống các trang thiết bị, nhân sự… Chuyên nghiệp từ khâu lên ý tưởng, kịch bản thu hút để mỗi khách mời khi tham dự không thể nào quên.

Nắm bắt được nhu cầu thực tế hiện nay, công ty tổ chức sự kiện PR Việt chuyên cung cấp các gói dịch vụ tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp, sáng tạo về ý tưởng theo từng thời đại, đáp ứng tối đa mục đích và yêu cầu của khách hàng.

• Tư vấn, giải đáp mọi thắc mắc nhanh chóng miễn phí
• Cung cấp ca sĩ, nhóm múa, hoạ náo, phục vụ tổ chức chương trình lễ khánh thành trọn gói.
• Cung cấp pg, người dẫn chương trình có kinh nghiệm tại các sự kiện lớn
• Cung cấp trang thiết bị tổ chức sự kiện phù hợp cho từng buổi lễ như nhà lều không gian, bàn ghế hệ thống âm thanh, ánh sáng…
• Chuẩn bị các phương án dự phòng ngay tức thì để chương trình diễn ra trơn tru.
• Quảng cáo trước lễ để truyền thông như: tổ chức roadshow hay treo băng rôn quảng cáo để marketing.

Với hơn mười năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức lễ khánh thành, cung cấp thiết bị tổ chức sự kiện, dịch vụ nhân sự, dịch vụ cung cấp sự kiện có tiếng với những gói dịch vụ giá rẻ, chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu thị trường. Cùng đội ngũ nhân viên, chuyên viên chuyên nghiệp. Công ty tổ chức sự kiện PR Việt đã và đang nỗ lực hết mình mang đến những trải nghiệm độc đáo và mới mẻ cho khách hàng, qua đó khẳng định chất lượng dịch vụ qua từng sự kiện. Đến với Sự kiện PR Việt, quý khách hàng sẽ được trải nghiệm những dịch vụ thu hút, đem đến một sự khởi đầu tốt nhất cho doanh nghiệp.

Hãy để công ty tổ chức sự kiện PR Việt đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn để tạo nên một sự kiện khánh thành thành công và đặc biệt nhất nhé!