Hotline: 0906397327 - 0902634978
Tổ chức event cho trẻ em có nhiều loại sự kiện dành cho trẻ em khác nhau, nhưng để tổ chức chúng thành công, có một số khía cạnh thiết yếu bạn nên luôn ghi nhớ.
Thực hiện theo các mẹo và ý tưởng trong bài viết này để tổ chức sự kiện cho trẻ em được thành công và khiến các bé và bậc phụ huynh muốn trải nghiệm lại nhiều lần.
1. Bắt đầu tổ chức event cho trẻ em của bạn
Việc tổ chức một event cho trẻ em đòi hỏi phải lập kế hoạch chi tiết, giống như bất kỳ sự kiện nào khác, nhưng đặc điểm cụ thể của khán giả phải được tính đến trong từng chi tiết của việc tổ chức sự kiện. Tất nhiên, cần đặc biệt chú ý đến sự an toàn và việc tổ chức một event cho trẻ em đòi hỏi phải chú ý độ an toàn cùng chiều cao của các bé.
a) Tìm một chủ đề hoặc chủ đề chung
Một số bữa tiệc dành cho trẻ em sẽ có một chủ đề được xác định bởi bản chất riêng của chúng, đặc biệt nếu chúng được liên kết trực tiếp với ngày diễn ra sự kiện, chẳng hạn như Giáng sinh, Tết thiếu nhi (1/6) hoặc Tết. Các sự kiện dành cho trẻ em khác, cho dù gắn liền với văn hóa, giáo dục, giải trí hay giải trí, đều có thể được hưởng ứng từ một chủ đề hoạt động như một chủ đề. Điều này sẽ thúc đẩy các em và với tư cách là người tổ chức, nó sẽ giúp các em thêm sự gắn kết cho sự kiện mà không cần quá nhiều nỗ lực.
Khi một sự kiện có chủ đề, thức ăn, trang trí và trang phục (bao gồm cả những người tham dự) tuân theo một chủ đề chung cho phép bạn thúc đẩy sự kiện về phía trước, làm cho giao tiếp hấp dẫn hơn và khuyến khích sự tham gia nhiều hơn từ trẻ em và phụ huynh đi cùng.
b) Chọn địa điểm
Khi chọn địa điểm lý tưởng cho sự kiện của bạn, hãy nghĩ về số lượng người tham dự dự kiến. Hãy chắc chắn rằng trẻ em có thể vui chơi và chạy xung quanh không gian một cách an toàn và thoải mái. Tùy thuộc vào thời gian trong năm, một sự kiện ngoài trời là một lựa chọn tuyệt vời.
Đảm bảo rằng địa điểm thuận lợi, cho dù đi bằng ô tô hoặc phương tiện giao thông công cộng hay bằng xe đẩy đi nữa.
c) Chọn ngày
Điều quan trọng nhất cần làm khi ấn định ngày diễn ra sự kiện của con bạn là làm tốt điều này trước.
Phải loại trừ các ngày trùng lịch học, các sự kiện khác trong khu vực của phụ huynh và các mùa thi (tùy thuộc vào độ tuổi của khán giả của bạn). Bạn cũng có thể tận dụng một ngày quan trọng để tổ chức một event theo chủ đề xung quanh nó. Chẳng hạn như tổ chức tết thiếu nhi (1/6) các bé vẫn phải đi học bình thường, thì phải tính toán thời gian phù hợp cho các bé.
d) Xác định thời hạn
Một buổi biểu diễn không giống như một chuyến đi đến một khu nghỉ mát, nhưng nói chung, tốt hơn hết là bạn nên giữ cho sự kiện của mình ngắn gọn. Ít nhất, hãy chắc chắn rằng tất cả các hoạt động nằm trong thời gian cho phép của các bậc phụ huynh. Điều này sẽ đặc biệt quan trọng với trẻ nhỏ và sẽ thay đổi tùy theo độ tuổi. Hãy nhớ rằng khoảng thời gian chú ý của trẻ em rất hạn chế và các hoạt động tại sự kiện của bạn không nên làm chúng căng thẳng.
2. Quản lý đăng ký event cho trẻ em
Bạn sẽ cần biết có bao nhiêu người dự kiến sẽ tham dự và có thể bạn cũng sẽ cần thu thập dữ liệu như tuổi của trẻ em, số lượng người lớn tham dự, yêu cầu về chế độ ăn uống, v.v. Ngoài ra, nếu bạn đang tính phí vé, bạn sẽ cần quản lý việc thu phí đăng ký hoặc bán vé.
Một giải pháp bán vé và đăng ký trực tuyến sẽ làm cho nhiệm vụ này dễ dàng hơn nhiều, đồng thời đơn giản hóa quy trình cho những người lớn có trách nhiệm. Một số trường vẫn áp dụng theo lối cũ là đóng tiền cho giáo viên chủ nhiệm hoặc nộp thông qua tài khoản của trường.
3. Thiết kế event hoàn hảo cho trẻ em
a) Món ăn
Nếu sự kiện của bạn sẽ kéo dài trong vài giờ, bạn có thể sẽ cần cung cấp thực phẩm. Hãy xem xét thị hiếu của trẻ em, độ tuổi của chúng và các chi tiết thực tế khác như cách dễ ăn. Ví dụ, bất cứ thứ gì có thể ăn bằng que sẽ hoạt động tốt, ví dụ như xúc xích, kẹo bông, kem. Điều này có nghĩa là chúng sẽ chỉ cần sử dụng một tay, tránh lộn xộn và rất vui khi chúng ăn.
Tại event dành cho trẻ em, hình ảnh đóng một vai trò quan trọng, đặc biệt nếu sự kiện của bạn có chủ đề cụ thể, vì vậy hãy phối hợp với hình dạng và màu sắc phù hợp. Làm như vậy sẽ khiến trẻ em có nhiều khả năng quan tâm đến thực phẩm bạn cung cấp.
Điều này đặc biệt hữu ích khi tổ chức sự kiện trẻ em để khuyến khích họ ăn thực phẩm lành mạnh. Cắt trái cây thành miếng làm cho việc ăn uống vui tươi và vui vẻ! Bạn có thể yêu cầu các bé chuẩn bị trước đồ ăn, để trẻ em quan tâm và tham gia vào việc chuẩn bị những gì chúng sẽ ăn.
b) Trò chơi và hoạt động
Để bắt đầu, bạn nên chuẩn bị một số hoạt động đơn giản để giải trí cho những đứa trẻ đầu tiên đến, trong khi chờ đợi những đứa trẻ khác.
Một trong những chìa khóa thành công cho sự kiện của bạn là đảm bảo các trò chơi và hoạt động được cân nhắc kỹ lưỡng theo độ tuổi của những người tham dự - điều quan trọng là bạn phải có thông tin này trước, bằng cách giới hạn event cho trẻ em ở một độ tuổi cụ thể hoặc bằng cách yêu cầu thông tin này trên biểu mẫu đăng ký!
Ví dụ, các hoạt động như bài hát, chương trình múa rối và trang phục lạ mắt phù hợp với trẻ 1–4 tuổi. Trẻ em từ 5 đến 8 tuổi sẽ được thưởng thức các sự kiện theo chủ đề, chương trình ảo thuật, khiêu vũ, vẽ mặt, v.v. Cuối cùng, trẻ em từ 9 đến 12 tuổi sẽ thích các sự kiện có tổ chức hơn như săn tìm kho báu. Nghệ thuật và thủ công cũng rất phổ biến với nhóm tuổi này.
c) Độ an toàn
Với trẻ em, an toàn là điều tối quan trọng. Đảm bảo rằng không có vật thể nguy hiểm nào trong tầm tay của chúng và bản thân không gian đó được an toàn. Thực hiện theo các quy tắc an toàn cho bất kỳ sự kiện nào và nhớ chuẩn bị sẵn bộ dụng cụ sơ cứu.
Để đảm bảo an toàn mọi lúc, điều quan trọng là tất cả các hoạt động phải được giám sát và đủ người lớn đi cùng trẻ em trong các hoạt động.
Bạn cũng nên mua bảo hiểm trách nhiệm công cộng cho sự kiện của mình.
d) Túi quà mang về
Trẻ em rất thích những món ăn mà chúng có thể mang về nhà sau sự kiện. Một chiếc túi chứa nhiều đồ ngọt và quà tặng nhỏ sẽ khiến chúng rất hạnh phúc, giúp kết thúc sự kiện một cách tích cực cho trẻ em. Điều này sẽ làm tăng cơ hội họ muốn trở lại cho các sự kiện trong tương lai!
4. Truyền đạt sự kiện cho trẻ em trước khi chúng tham dự
Bạn cần giao tiếp để thu hút những người tham dự sự kiện của bạn. Với các sự kiện dành cho trẻ em, điều quan trọng là bạn phải quảng bá chúng trong các không gian và cộng đồng nơi trẻ em có thể được tìm thấy, chẳng hạn như nhà trẻ, trường học và trung tâm sau giờ học của trẻ em. Bạn cũng nên nghĩ về những không gian mà cha mẹ sẽ ở, cho dù ở những nơi liên quan đến trẻ em như quần áo hoặc cửa hàng đồ chơi, hoặc ở những nơi không liên quan đến trẻ em như phòng tập thể dục, siêu thị và tất nhiên là các trang mạng xã hội.
Thông tin liên lạc nên gửi thông báo cho các bậc cha mẹ đã đăng ký cho con của họ, vì họ sẽ cần được trấn an và cung cấp thông tin phù hợp. Giải thích cách sự kiện sẽ được tổ chức, liệu cha mẹ có cần thiết (hoặc có thể) ở bên con cái của họ trong sự kiện hay không hoặc liệu nó chỉ dành cho trẻ em, thời gian biểu, những gì chúng nên mang theo, v.v. Hãy tận dụng cơ hội để giới thiệu bản thân và những người hỗ trợ sẽ có mặt tại sự kiện. Cha mẹ càng biết nhiều về sự kiện của bạn, họ sẽ càng tin tưởng bạn và cho con cái của họ tham dự thậm chí giới thiệu bạn bè hay với các bậc cha mẹ khác.
Sau sự kiện, hãy giữ liên lạc với phụ huynh. Ví dụ: bạn có thể gửi cho chúng video về bài hát đã thành công với trẻ em và cảm ơn chúng đã tham dự sự kiện của bạn. Từ đó, bạn có thể xây dựng mối quan hệ và mời họ tham gia các sự kiện trong tương lai của mình.
Đối với tất cả các giao tiếp này, đừng ngần ngại sử dụng giải pháp gửi thư hay phần mềm CRM để tạo các phân tích (ví dụ: theo nhóm tuổi hoặc theo sự kiện họ đã tham dự) để dễ dàng quản lý cũng như giao tiếp hiệu quả hơn.
5. Đừng quên các bậc phụ huynh
Bạn có muốn những người lớn đi cùng trẻ em tham gia sự kiện với chúng không? Bạn có muốn chúng ở gần đó, nhưng không tham gia vào các hoạt động của trẻ em? Hay bạn muốn họ rời đi khi sự kiện diễn ra?
Cho dù bạn chọn tùy chọn nào, điều cần thiết là bạn phải thông báo trước cho phụ huynh. Mặc dù nó có thể chỉ là một chi tiết nhỏ đối với bạn, nhưng nó có thể tạo ra sự thất vọng và xích mích không cần thiết nếu nó bị hiểu lầm. Thiết kế sự kiện của bạn cho phù hợp: nếu bạn muốn người lớn tham gia, bạn có thể tổ chức một sự kiện không có điện thoại để họ có thể dành thời gian chất lượng cho con cái của họ. Nếu bạn muốn người lớn ở bên lề, hãy nghĩ về những gì bạn có thể cung cấp cho họ, chẳng hạn như một khu vực yên tĩnh chỉ dành cho người lớn với một số đồ uống giải khát.
Bây giờ bạn có những điều cơ bản để tổ chức một sự kiện tuyệt vời trong tầm tay của bạn!
Với các giải pháp cùng những ý tưởng tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại PR Việt, giúp kiểm soát sự kiện cũng như giám sát toàn bộ chương trình sự kiện của chúng tôi, việc tổ chức một sự kiện cho trẻ em vui chơi thoả thích cùng bậc huynh hoàn toàn yên tâm.
Một số chương trình sự kiện trẻ em đã được PR Việt tổ chức và đồng hành như:
