Tin tức

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Để lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công thì công tác chuẩn bị phải chu đáo, chi tiết. Đó là yếu tố quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của chương trình. PR Việt với kinh nghiệm tổ chức nhiều sự kiện lớn nhỏ khác nhau. Chúng tôi xin chia sẻ đến bạn những cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện cần có trước khi triển khai từ a đến z.

lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Hình ảnh một bản kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết.

Cách lập bản kế hoạch tổ chức sự kiện

Mỗi chương trình sự kiện luôn có quy mô và tính chất khác nhau. Để cho sự kiện được diễn ra thành công và suôn sẻ cần một bản kế hoạch tổ chức sự kiện và chuẩn bị kỹ các nội dung sau:

Xác định hình thức sự kiện

Bước đầu để lập kế hoạch tổ chức chương trình chính là xác định loại hình sự kiện. Cần biết sự kiện sắp tổ chức là gì, giúp việc chuẩn bị trở nên chính xác hơn. Sau đây là một số hạng mục cho bạn lựa chọn và các hình thức tổ chức sự kiện thường gặp:

Sự kiện hướng đến khách hàng

- Ra mắt sản phẩm.
- Thi đấu.
- Giải trí văn nghệ.
- Lễ hội.
- Hội chợ triễn lãm.
- Biểu diễn thời trang.

tổ chức sự kiện công ty

Sự kiện công ty

- Họp mặt
- Khai trương
- Động thổ
- Tất niên

Sự kiện cá nhân

- Sinh nhật.
- Đám cưới.
- Lễ kỷ niệm.

tổ chức sự kiện cộng đồng

Sự kiện cộng đồng

- Sự kiện gây quỹ.
- Ngày hội vì cộng đồng.
- Chạy bộ vì mội trường.

tổ chức sự kiện nhà nước

Sự kiện mang tính nhà Nước

- Hội nghị
- Festival
- Lễ tranh cử
- Tổng tuyển cử

Xác định mục tiêu chương trình

Xác định rõ thông tin và mục tiêu bạn cần tổ chức sự kiện, đảm bảo lên được bản kế hoạch chính xác. Cần trả lời câu hỏi như tại sao phải tổ chức sự kiện hoặc tổ chức nhằm mục đích gì? Tổ chức chương trình ra mắt sản phẩm mới hay tri ân khách hàng? Việc tổ chức sự kiện nhằm quảng bá thương hiệu hay hướng đến đối tượng khách hàng nào?

Đây được xem là bước quan trọng trong kế hoạch tổ chức sự kiện thành công và hiệu quả. Do đó cần có sự thống nhất để đưa ra định hướng cũng như mục tiêu rõ ràng. Giúp hạn chế những rủi ro, thiếu xót trong công tác chuẩn bị sau này.

Ngoài những mẫu kế hoạch tổ chức kiện trên, bạn cũng thể tìm hiểu và tham khảo thêm quá trình thực hiện. Để tạo ra một ra một bản mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện cho riêng mình, từ đó chỉnh sửa lại sao cho phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm và thời gian sự kiện là hai yếu tố quyết định sự thành công trong kế hoạch của chương trình.
Thời gian chương trình hợp lý, thuận tiện cho việc tham dự của khách mời. Ưu tiên chọn địa điểm tổ chức gần trung tâm, an ninh và thuận lợi cho việc đi lại.

Ngoài ra, đơn vị tổ chức cần xác định được số lượng khách mời xác nhận sẽ tham gia. Từ đó có cơ sở để lên kế hoạch và chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với quy mô, tính chất và ngân sách sự kiện.

xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện

Xây dựng ý tưởng và kịch bản

Ý tưởng triển khai chương trình chính là linh hồn của sự kiện. Ý tưởng càng mới mẻ, càng thu hút chắc chắn sẽ để lại ấn tượng cho khách tham dự. Sau đây là một số yếu tố giúp ý tưởng, chủ đề trở nên hoàn hảo:

- Nội dung phù hợp với tất cả khách mời.
- Thông điệp được truyền tải ngắn gọn, khéo léo, dễ hiểu, dễ nhớ.
- Nhấn mạnh đến thương hiệu và các tính năng của sản phẩm.
- Tạo chủ đề chương trình mới lạ, ấn tượng, gây tò mò.

Kịch bản sự kiện ngoài phù hợp với mục tiêu, cần phải truyền tải đúng đối tượng. Ngoài ra, để chương trình diễn ra thành công và hấp dẫn thì kịch bản phải độc đáo, ấn tượng. Bên cạnh đó, chúng ta cần hoàn tất kịch bản tổng và kịch bản chi tiết trước sự kiện:

- Kịch bản tổng thể: bao gồm nội dung tổng quát của sự kiện từ khi bắt đầu đến kết thúc.
- Kịch bản chi tiết: bao gồm tất cả lời dẫn của MC suốt chương trình. Lời lẽ thu hút giúp truyền tải được nội dung của sự kiện.

Nếu bạn bí ý tưởng có thể tham khảo bảng mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện được chia sẻ trên mạng. Thậm chí bạn có thể lấy ý tưởng của đối thủ... biến tấu lại để làm mới hay hoành tráng hơn chẳng hạn.

Lập danh sách khách mời

Sau khi xác định được lượng khách mời, chúng ta cần lập danh sách cụ thể, chi tiết. Đảm bảo sự kiện diễn ra chuyên nghiệp, hoàn hảo hơn:

- Liên hệ để nhắc khách hàng thời gian diễn ra sự kiện.
- PG hướng dẫn và sắp xếp chỗ ngồi cũng như vị trí ngồi thích hợp.
- Tặng quà lưu niệm cho khách tham gia. Gửi thư cám ơn và ảnh kỉ niệm chụp tại sự kiện.

Khách mời chính là những khách hàng đầu tiên tiếp xúc, trải nghiệm sản phẩm thông qua sự kiện. Tạo ấn tượng với khách mời, là tiền đề cho sự phát triển thành công sau này của doanh nghiệp.

Kế hoạch truyền thông chương trình

Chúng ta cần có kế hoạch truyền thông sự kiện, quảng bá cho nhiều người biết đến và tham dự. Tùy vào quy mô và ngân sách của đơn vị tổ chức sự mà chọn cách truyền thông hiệu quả:

- Thống nhất hình thức công bố hoạt động sự kiện với công chúng.
- Treo băng rôn, phướn quảng cáo sự kiện, thông báo qua báo chí.
- Gửi thư mời sự kiện đến đối tác, gửi mail cho khách hàng tiềm năng.
- Truyền thông nội bộ đơn vị chuẩn bị tổ chức, để mọi người nắm nội dung chương trình.

Tổ chức sự kiện: KOYU & UNITEK kỷ niệm 5 năm thành lập

Phương án dự phòng và dự trù kinh phí

Dự trù kinh phí là việc không thể thiếu đối với việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Hạn chế thiếu xót cũng như tránh vượt quá ngân sách cho phép của chương trình. Ngoài ra, cần chuẩn bị nhiều phương án dự phòng, nhằm giải quyết rủi ro khi có sự cố. Đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ, tạo thiện cảm và gây ấn tượng với khách mời.

Ngoài ra, bạn nên đo lường và đánh giá hiệu quả công việc trước và sau khi tổ chức sự kiện của bạn. Nhằm rút ra kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo được diễn ra thành công tốt đẹp hơn.

Bạn cần tổ chức chương trình cho sự kiện nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu, hay còn thắc mắc vấn đề gì. Đừng ngần ngại liên hệ chúng tôi để được tư vấn chi tiết về kế hoạch tổ chức sự kiện. Nhằm mang đến một chương trình sự kiện độc đáo, chuyên nghiệp đầy ấn tượng với khách hàng. Trao đổi về dịch vụ tổ chức sự kiện với chúng tôi qua:

Chat tư vấn trực tuyến

Công ty TNHH PR Việt

Trụ sở: 31/14 Nguyễn Triệu Luật, P.Tân Tạo, Q.Bình Tân, TP.Hồ Chí Minh
VP Hồ Chí Minh: 74/1/5/4 Nguyễn Quý Anh, P.Tân Sơn Nhì, Q.Tân Phú, TP.Hồ Chí Minh
VP Hà Nội: 42/9 Vĩnh Hưng, Hoàng Mai, Hà Nội
VP Đà Nẵng: 179/8 Nguyễn Chí Thanh, Phường Hải Châu, Quận Hải Châu, TP.Đà Nẵng

Tel: (028) 2229 7376
Hotline/Zalo: 0906397327
E-mail: info@prviet.com.vn
Facebook: https://www.facebook.com/prviet
Website: https://www.prviet.com.vn

Bài viết khác

29 January 2024

Trang trí khai trương cửa hàng thu...

Trang trí khai trương cửa hàng trọn gói thích hợp cho mọi cửa hàng khỏi bận tâm về giá. Lại phù hợp với kinh phí của từng cửa hàng nhỏ hay lớn.

Xem thêm
18 January 2024

Trang trí Tết văn phòng: Tạo không...

Trang trí Tết văn phòng tạo không gian phấn khởi và ấm cúng cho doanh nghiệp. Đồng thời tạo điểm nhấn để thu hút các khách hàng mới và tri ân khách hàng cũ.

Xem thêm
15 January 2024

Lịch nghỉ Tết Âm lịch 2024

PR Việt xin trân trọng thông báo tới quý khách hàng, đối tác lịch nghỉ tết Âm lịch 2024 như sau: Thứ Tư ngày 14/02 công ty sẽ hoạt động trở lại.

Xem thêm
08 January 2024

Mascot Thần Tài - Biểu tượng của...

Mascot Thần Tài đem lại may mắn tài lộc cho cửa hàng nhân dịp tết, vía thần tài, khai trương. với mong muốn mang lại may mắn và tài lộc cho mọi người.

Xem thêm
19 December 2023

Lịch nghỉ tết Dương lịch 2024

Công ty TNHH PR Việt trân trọng thông báo tới quý khách hàng, đối tác lịch nghỉ tết Dương lịch 2024 cụ thể như sau: Chủ nhật ngày 31/12 - hết ngày 01/01/2024.

Xem thêm
07 November 2023

Cho thuê cây thông Noel trang trí tại...

Dịch vụ cho thuê cây thông noel tại tphcm trang trí giáng sinh tại văn phòng, trung tâm thương mại hay tại nhà. Với nhiều mẫu mã sẵn có cho bạn lựa chọn.

Xem thêm
27 September 2023

PR là gì trong marketing? Tất tật những...

PR là gì trong marketing? PR là hình thức Marketing hiệu quả giúp doanh nghiệp nhanh chóng tăng nhận diện thương hiệu và giữ chân khách hàng trung thành.

Xem thêm
31 August 2023

Thông báo Lịch nghỉ lễ Quốc khánh...

Mừng lễ Quốc khánh 2/9 sắp đến, PR Việt xin chào mừng và thông báo Lịch nghỉ lễ Quốc khánh mùng 2/9 năm 2023 là ngày 1/9 và 2/9 trân trọng cảm ơn.

Xem thêm
18 April 2023

Lịch nghỉ Lễ Giỗ Tổ Hùng Vương,...

Công ty TNHH PR Việt trân trọng thông báo tới quý khách hàng, đối tác lịch nghỉ lễ Giỗ Tổ Hùng Vương, lễ giải phòng miền nam 30/4 và 1/5 năm 2023.

Xem thêm
17 April 2023

Tết thiếu nhi

Tết Thiếu nhi là một ngày Quốc tế Thiếu nhi dành riêng cho trẻ em tại Việt Nam, cùng các chương trình thiếu nhi được tổ chức vào ngày 1/6 hàng năm.

Xem thêm
30 March 2023

Treo băng rôn sự kiện là gì? Các...

Treo băng rôn sự kiện là một hoạt động quảng cáo, tiếp thị, hoặc quảng bá sự kiện bằng cách treo các băng rôn, biển quảng cáo lên các tuyến đường.

Xem thêm
28 March 2023

Booth quảng cáo là gì? Thi công Booth...

Booth quảng cáo được vẽ trên máy tính, sau đó đội ngũ thi công booth quảng cáo sẽ thực hiện dựa trên bảng vẽ tạo một không gian trưng bày sản phẩm.

Xem thêm
15 March 2023

5 mẹo để tổ chức Event cho trẻ...

Top 5 mẹo tổ chức Event cho trẻ em khác nhau, nhưng để tổ chức chúng thành công, có một số khía cạnh thiết yếu bạn nên luôn ghi nhớ.

Xem thêm
07 March 2023

Thủ tục xin giấy phép treo banner,...

Thủ tục xin giấy phép treo banner, băng rôn quảng cáo ngoài trời thế nào là đúng luật. Cần thực hiện các bước ra sao theo chuẩn xét duyệt.

Xem thêm
28 February 2023

10 Ý tưởng & Hoạt động sự kiện...

Kỷ niệm Ngày Quốc tế Phụ nữ năm 2023 bằng một sự kiện tập trung vào việc thúc đẩy bình đẳng. Tìm những ý tưởng truyền cảm hứng và tổ chức từ PR V...

Xem thêm
27 February 2023

Treo phướn dọc quảng cáo ngoài ...

Treo phướn dọc ngoài trời giúp cửa hàng hay doanh nghiệp có một lượng khánh hàng nhanh chóng trong dịp khai trương, ra mắt sản phẩm mới.

Xem thêm
04 January 2023

Lịch nghỉ Tết Âm lịch 2023

PR Việt xin trân trọng thông báo tới quý khách hàng, đối tác lịch nghỉ tết Âm lịch 2023 như sau: Thứ Sáu ngày 20 - 25/01 công ty sẽ hoạt động trở lại.

Xem thêm
22 December 2022

Lịch nghỉ tết Dương lịch 2023

Công ty TNHH PR Việt trân trọng thông báo tới quý khách hàng, đối tác lịch nghỉ tết Dương lịch 2023 cụ thể như sau: Chủ nhật ngày 01/01 - hết ngày 03/01/2023.

Xem thêm
08 December 2022

Tiệc tất niên là gì? Ý nghĩa tổ...

Tiệc tất niên hay còn gọi là Year End Party đây là dịp để để công ty thay cho lời cảm ơn, các nhân viên và vinh danh NV xuất sắc trong năm vừa qua.

Xem thêm
11 October 2022

Trang trí Noel cửa kính

Dịch vụ thiết kế và trang trí Noel trên cửa kính văn phòng, toà nhà, cửa hàng hay TTTM ... thiết kế độc đáo, mới lạ thu hút người xem.

Xem thêm
25 August 2022

Thông báo Lịch nghỉ lễ Quốc khánh...

Mừng lễ Quốc khánh 2/9 sắp đến, PR Việt xin chào mừng và thông báo Lịch nghỉ lễ Quốc khánh mùng 2/9 năm 2022 là ngày 1/9 và 2/9 trân trọng cảm ơn.

Xem thêm
04 July 2022

Tổ chức sự kiện là gì? Xây dựng...

Tổ chức sự kiện chính là một kênh truyền thông với mức chi phí bỏ ra tương đối cao chính vì thế cần có một quy trình tổ chức sự kiện để đạt hiệu.

Xem thêm
03 May 2022

Cho thuê xe đạp ở Sài Gòn

Cho thuê xe đạp ở Sài Gòn phát triển mạnh và sôi nổi của xe đạp công cộng, bên cạnh đó hình thức chạy roadshow xe đạp cũng phát triển theo.

Xem thêm
18 April 2022

Cho thuê xe SH tại TPHCM

Cho thuê xe SH tại TPHCM đi công tác, đi phượt tại các tỉnh, chụp hình ngoại cảnh hay mục đích khác. Thuê xe đơn giản và giao xe tận nơi.

Xem thêm

Khách hàng của chúng tôi

AEON Việt Nam
PNJ
PHƯƠNG NAM BOOK
Hưng Thịnh
CELADON
PHONG VŨ
Owen
TRÀ SỮA TOCOTOCO
BIBOMART
ANH VĂN HỘI VIỆT MỸ VUS
Pizza company
GRAB
Pizza hut
CGV
ABBANK
Từ Dũ
BỆNH VIỆN NHI ĐỒNG 2
TRANSVIET
THIÊN HÒA
Viễn Thông A
Chevrolet
Me-O
KINDERLAND
ELKEN
THẨM MỸ VIỆN NGỌC PHÚ
VINPRO
VINCOM
Hotline: 090 639 7327
Zalo: 090 639 7327 SMS: 090 639 7327 Để lại tin nhắn/Liên hệ