Để lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công thì công tác chuẩn bị phải chu đáo, chi tiết. Đó là yếu tố quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của chương trình. PR Việt với kinh nghiệm tổ chức nhiều sự kiện lớn nhỏ khác nhau. Chúng tôi xin chia sẻ đến bạn quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện từ a đến z.

Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Mỗi chương trình sự kiện luôn có quy mô và tính chất khác nhau. Để sự kiện được diễn ra thành công và suôn sẻ cần chuẩn bị kỹ các nội dung sau:

Xác định hình thức sự kiện

Bước đầu để lập kế hoạch tổ chức chương trình chính là xác định loại hình sự kiện. Cần biết sự kiện sắp tổ chức là gì, giúp việc chuẩn bị trở nên chính xác hơn. Sau đây là một số hạng mục các hình thức sự kiện thường gặp:

Sự kiện hướng đến khách hàng

- Ra mắt sản phẩm.
- Thi đấu.
- Giải trí văn nghệ.
- Lễ hội.
- Hội chợ triễn lãm.
- Biểu diễn thời trang.

Sự kiện công ty

- Họp mặt
- Khai trương
- Động thổ
- Tất niên

Sự kiện cá nhân

- Sinh nhật.
- Đám cưới.
- Lễ kỷ niệm.

Sự kiện cộng đồng

- Sự kiện gây quỹ.
- Ngày hội vì cộng đồng.
- Chạy bộ vì mội trường.

Sự kiện mang tính nhà Nước

- Hội nghị
- Festival
- Lễ tranh cử
- Tổng tuyển cử

Xác định mục tiêu chương trình

Xác định rõ mục tiêu việc tổ chức sự kiện, đảm bảo lên được bản kế hoạch chính xác. Cần trả lời câu hỏi như tại sao phải tổ chức sự kiện hoặc tổ chức nhằm mục đích gì? Tổ chức chương trình ra mắt sản phẩm mới hay tri ân khách hàng? Việc tổ chức sự kiện nhằm quảng bá thương hiệu hay hướng đến đối tượng khách hàng nào?

Đây được xem là bước quan trọng trong kế hoạch tổ chức sự kiện thành công và hiệu quả. Do đó cần có sự thống nhất để đưa ra định hướng cũng như mục tiêu rõ ràng. Giúp hạn chế những rủi ro, thiếu xót trong công tác chuẩn bị sau này.

Thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm và thời gian sự kiện là hai yếu tố quyết định sự thành công của chương trình.
Thời gian chương trình hợp lý, thuận tiện cho việc tham dự của khách mời. Ưu tiên chọn địa điểm tổ chức gần trung tâm, an ninh và thuận lợi cho việc đi lại.

Ngoài ra, đơn vị tổ chức cần xác định được số lượng khách mời xác nhận sẽ tham gia. Từ đó có cơ sở chọn địa điểm phù hợp với quy mô, tính chất và ngân sách sự kiện.

Xây dựng ý tưởng và kịch bản

Ý tưởng triển khai chương trình chính là linh hồn của sự kiện. Ý tưởng càng mới mẻ, càng thu hút chắc chắn sẽ để lại ấn tượng cho khách tham dự. Sau đây là một số yếu tố giúp ý tưởng, chủ đề trở nên hoàn hảo:

- Nội dung phù hợp với tất cả khách mời.
- Thông điệp được truyền tải ngắn gọn, khéo léo, dễ hiểu, dễ nhớ.
- Nhấn mạnh đến thương hiệu và các tính năng của sản phẩm.
- Tạo chủ đề chương trình mới lạ, ấn tượng, gây tò mò.

Kịch bản sự kiện ngoài phù hợp với mục tiêu, cần phải truyền tải đúng đối tượng. Ngoài ra, để chương trình diễn ra thành công và hấp dẫn thì kịch bản phải độc đáo, ấn tượng. Bên cạnh đó, chúng ta cần hoàn tất kịch bản tổng và kịch bản chi tiết trước sự kiện:

- Kịch bản tổng thể: bao gồm nội dung tổng quát của sự kiện từ khi bắt đầu đến kết thúc.
- Kịch bản chi tiết: bao gồm tất cả lời dẫn của MC suốt chương trình. Lời lẽ thu hút giúp truyền tải được nội dung của sự kiện.

Lập danh sách khách mời

Sau khi xác định được lượng khách mời, chúng ta cần lập danh sách cụ thể, chi tiết. Đảm bảo sự kiện diễn ra chuyên nghiệp, hoàn hảo hơn:

- Liên hệ để nhắc khách hàng thời gian diễn ra sự kiện.
- Sắp xếp chỗ ngồi cũng như vị trí ngồi thích hợp.
- Tặng quà lưu niệm cho khách tham gia. Gửi thư cám ơn và ảnh kỉ niệm chụp tại sự kiện.

Khách mời chính là những khách hàng đầu tiên tiếp xúc, trải nghiệm sản phẩm thông qua sự kiện. Tạo ấn tượng với khách mời, là tiền đề cho sự phát triển thành công sau này của doanh nghiệp.

Kế hoạch truyền thông chương trình

Chúng ta cần có kế hoạch truyền thông sự kiện, quảng bá cho nhiều người biết đến và tham dự. Tùy vào quy mô và ngân sách của đơn vị tổ chức sự mà chọn cách truyền thông hiệu quả:

- Thống nhất hình thức công bố hoạt động sự kiện với công chúng.
- Treo băng rôn, phướn quảng cáo sự kiện, thông báo qua báo chí.
- Gửi thư mời sự kiện đến đối tác, gửi mail cho khách hàng tiềm năng.
- Truyền thông nội bộ đơn vị chuẩn bị tổ chức, để mọi người nắm nội dung chương trình.

Phương án dự phòng và dự trù kinh phí

Dự trù kinh phí là việc không thể thiếu đối với việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Hạn chế thiếu xót cũng như tránh vượt quá ngân sách cho phép của chương trình. Ngoài ra, cần chuẩn bị nhiều phương án dự phòng, nhằm giải quyết rủi ro khi có sự cố. Đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ, tạo thiện cảm và gây ấn tượng với khách mời.

Ngoài ra, bạn nên đo lường và đánh giá hiệu quả trước và sau khi tổ chức sự kiện. Nhằm rút ra kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo được diễn ra thành công tốt đẹp hơn.

Bạn muốn tổ chức chương trình nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu, hay còn thắc mắc vấn đề gì. Đừng ngần ngại liên hệ chúng tôi để được tư vấn chi tiết về kế hoạch tổ chức sự kiện. Nhằm mang đến một chương trình sự kiện độc đáo, chuyên nghiệp đầy ấn tượng với khách hàng. Trao đổi về dịch vụ tổ chức sự kiện với chúng tôi qua:

Công ty TNHH PR Việt

Trụ sở: 31/14 Nguyễn Triệu Luật, P.Tân Tạo, Q.Bình Tân, TP.Hồ Chí Minh
VP Hồ Chí Minh: 74/1/5/4 Nguyễn Quý Anh, P.Tân Sơn Nhì, Q.Tân Phú, TP.Hồ Chí Minh
VP Hà Nội: 42/9 Vĩnh Hưng, Hoàng Mai, Hà Nội
VP Đà Nẵng: 179/8 Nguyễn Chí Thanh, Phường Hải Châu, Quận Hải Châu, TP.Đà Nẵng

Tel: (028) 2229 7376
Hotline/Zalo: 0906397327
E-mail: info@prviet.com.vn
Facebook: https://www.facebook.com/prviet
Website: https://www.prviet.com.vn