Tin tức

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Để lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công thì công tác chuẩn bị phải chu đáo, chi tiết. Đó là yếu tố quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của chương trình. PR Việt với kinh nghiệm tổ chức nhiều sự kiện lớn nhỏ khác nhau. Chúng tôi xin chia sẻ đến bạn quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện từ a đến z.

lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Mỗi chương trình sự kiện luôn có quy mô và tính chất khác nhau. Để sự kiện được diễn ra thành công và suôn sẻ cần chuẩn bị kỹ các nội dung sau:

Xác định hình thức sự kiện

Bước đầu để lập kế hoạch tổ chức chương trình chính là xác định loại hình sự kiện. Cần biết sự kiện sắp tổ chức là gì, giúp việc chuẩn bị trở nên chính xác hơn. Sau đây là một số hạng mục các hình thức sự kiện thường gặp:

Sự kiện hướng đến khách hàng

- Ra mắt sản phẩm.
- Thi đấu.
- Giải trí văn nghệ.
- Lễ hội.
- Hội chợ triễn lãm.
- Biểu diễn thời trang.

tổ chức sự kiện công ty

Sự kiện công ty

- Họp mặt
- Khai trương
- Động thổ
- Tất niên

Sự kiện cá nhân

- Sinh nhật.
- Đám cưới.
- Lễ kỷ niệm.

tổ chức sự kiện cộng đồng

Sự kiện cộng đồng

- Sự kiện gây quỹ.
- Ngày hội vì cộng đồng.
- Chạy bộ vì mội trường.

tổ chức sự kiện nhà nước

Sự kiện mang tính nhà Nước

- Hội nghị
- Festival
- Lễ tranh cử
- Tổng tuyển cử

Xác định mục tiêu chương trình

Xác định rõ mục tiêu việc tổ chức sự kiện, đảm bảo lên được bản kế hoạch chính xác. Cần trả lời câu hỏi như tại sao phải tổ chức sự kiện hoặc tổ chức nhằm mục đích gì? Tổ chức chương trình ra mắt sản phẩm mới hay tri ân khách hàng? Việc tổ chức sự kiện nhằm quảng bá thương hiệu hay hướng đến đối tượng khách hàng nào?

Đây được xem là bước quan trọng trong kế hoạch tổ chức sự kiện thành công và hiệu quả. Do đó cần có sự thống nhất để đưa ra định hướng cũng như mục tiêu rõ ràng. Giúp hạn chế những rủi ro, thiếu xót trong công tác chuẩn bị sau này.

Thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm và thời gian sự kiện là hai yếu tố quyết định sự thành công của chương trình.
Thời gian chương trình hợp lý, thuận tiện cho việc tham dự của khách mời. Ưu tiên chọn địa điểm tổ chức gần trung tâm, an ninh và thuận lợi cho việc đi lại.

Ngoài ra, đơn vị tổ chức cần xác định được số lượng khách mời xác nhận sẽ tham gia. Từ đó có cơ sở chọn địa điểm phù hợp với quy mô, tính chất và ngân sách sự kiện.

xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện

Xây dựng ý tưởng và kịch bản

Ý tưởng triển khai chương trình chính là linh hồn của sự kiện. Ý tưởng càng mới mẻ, càng thu hút chắc chắn sẽ để lại ấn tượng cho khách tham dự. Sau đây là một số yếu tố giúp ý tưởng, chủ đề trở nên hoàn hảo:

- Nội dung phù hợp với tất cả khách mời.
- Thông điệp được truyền tải ngắn gọn, khéo léo, dễ hiểu, dễ nhớ.
- Nhấn mạnh đến thương hiệu và các tính năng của sản phẩm.
- Tạo chủ đề chương trình mới lạ, ấn tượng, gây tò mò.

Kịch bản sự kiện ngoài phù hợp với mục tiêu, cần phải truyền tải đúng đối tượng. Ngoài ra, để chương trình diễn ra thành công và hấp dẫn thì kịch bản phải độc đáo, ấn tượng. Bên cạnh đó, chúng ta cần hoàn tất kịch bản tổng và kịch bản chi tiết trước sự kiện:

- Kịch bản tổng thể: bao gồm nội dung tổng quát của sự kiện từ khi bắt đầu đến kết thúc.
- Kịch bản chi tiết: bao gồm tất cả lời dẫn của MC suốt chương trình. Lời lẽ thu hút giúp truyền tải được nội dung của sự kiện.

Lập danh sách khách mời

Sau khi xác định được lượng khách mời, chúng ta cần lập danh sách cụ thể, chi tiết. Đảm bảo sự kiện diễn ra chuyên nghiệp, hoàn hảo hơn:

- Liên hệ để nhắc khách hàng thời gian diễn ra sự kiện.
- Sắp xếp chỗ ngồi cũng như vị trí ngồi thích hợp.
- Tặng quà lưu niệm cho khách tham gia. Gửi thư cám ơn và ảnh kỉ niệm chụp tại sự kiện.

Khách mời chính là những khách hàng đầu tiên tiếp xúc, trải nghiệm sản phẩm thông qua sự kiện. Tạo ấn tượng với khách mời, là tiền đề cho sự phát triển thành công sau này của doanh nghiệp.

Kế hoạch truyền thông chương trình

Chúng ta cần có kế hoạch truyền thông sự kiện, quảng bá cho nhiều người biết đến và tham dự. Tùy vào quy mô và ngân sách của đơn vị tổ chức sự mà chọn cách truyền thông hiệu quả:

- Thống nhất hình thức công bố hoạt động sự kiện với công chúng.
- Treo băng rôn, phướn quảng cáo sự kiện, thông báo qua báo chí.
- Gửi thư mời sự kiện đến đối tác, gửi mail cho khách hàng tiềm năng.
- Truyền thông nội bộ đơn vị chuẩn bị tổ chức, để mọi người nắm nội dung chương trình.

Phương án dự phòng và dự trù kinh phí

Dự trù kinh phí là việc không thể thiếu đối với việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Hạn chế thiếu xót cũng như tránh vượt quá ngân sách cho phép của chương trình. Ngoài ra, cần chuẩn bị nhiều phương án dự phòng, nhằm giải quyết rủi ro khi có sự cố. Đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ, tạo thiện cảm và gây ấn tượng với khách mời.

Ngoài ra, bạn nên đo lường và đánh giá hiệu quả trước và sau khi tổ chức sự kiện. Nhằm rút ra kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo được diễn ra thành công tốt đẹp hơn.

Bạn muốn tổ chức chương trình nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu, hay còn thắc mắc vấn đề gì. Đừng ngần ngại liên hệ chúng tôi để được tư vấn chi tiết về kế hoạch tổ chức sự kiện. Nhằm mang đến một chương trình sự kiện độc đáo, chuyên nghiệp đầy ấn tượng với khách hàng. Trao đổi về dịch vụ tổ chức sự kiện với chúng tôi qua:

Chat tư vấn trực tuyến

Công ty TNHH PR Việt

Trụ sở: 31/14 Nguyễn Triệu Luật, P.Tân Tạo, Q.Bình Tân, TP.Hồ Chí Minh
VP Hồ Chí Minh: 74/1/5/4 Nguyễn Quý Anh, P.Tân Sơn Nhì, Q.Tân Phú, TP.Hồ Chí Minh
VP Hà Nội: 42/9 Vĩnh Hưng, Hoàng Mai, Hà Nội
VP Đà Nẵng: 179/8 Nguyễn Chí Thanh, Phường Hải Châu, Quận Hải Châu, TP.Đà Nẵng

Tel: (028) 2229 7376
Hotline/Zalo: 0906397327
E-mail: info@prviet.com.vn
Facebook: https://www.facebook.com/prviet
Website: https://www.prviet.com.vn

Bài viết khác

04 July 2022

Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình...

Tổ chức sự kiện chính là một kênh truyền thông với mức chi phí bỏ ra tương đối cao chính vì thế cần có một quy trình tổ chức sự kiện để đạt hiệu.

Xem thêm
03 May 2022

Cho thuê xe đạp ở Sài Gòn

Cho thuê xe đạp ở Sài Gòn phát triển mạnh và sôi nổi của xe đạp công cộng, bên cạnh đó hình thức chạy roadshow xe đạp cũng phát triển theo.

Xem thêm
18 April 2022

Cho thuê xe SH tại TPHCM

Cho thuê xe SH tại TPHCM đi công tác, đi phượt tại các tỉnh, chụp hình ngoại cảnh hay mục đích khác. Thuê xe đơn giản và giao xe tận nơi.

Xem thêm
12 April 2022

Cho thuê xe mui trần tại TPHCM

Cho thuê xe mui trần tự lái tphcm hay chạy chương trình roadshow quảng cáo dịp lễ khai trương, ra mắt sản phẩm mới, xe hoa 2 chỗ và 4 chỗ.

Xem thêm
09 April 2022

Cho thuê xe Vision

Cho thuê xe máy Vespa, Vision, SH TPHCM và các loại xe máy khác chạy roadshow hay chụp hình cưới, du lịch và dã ngoại tại các tỉnh thành phố.

Xem thêm
04 April 2022

Cho thuê xe Vespa

Cho thuê xe Vespa cổ tphcm hay tại các tỉnh thành khác trên toàn quốc. Cho thuê và trang trí xe máy Vespa số lượng lớn theo yêu cầu.

Xem thêm
04 April 2022

Lịch nghỉ Lễ Giỗ Tổ Hùng Vương,...

Công ty TNHH PR Việt trân trọng thông báo tới quý khách hàng, đối tác lịch nghỉ lễ Giỗ Tổ Hùng Vương, lễ giải phòng miền nam 30/4 và 1/5 năm 2022.

Xem thêm
31 March 2022

Treo băng rôn lễ phật đản

Các mẫu treo băng rôn mừng đại lễ Phật Đản tại các tỉnh thành và dịch vụ treo banner quảng cáo hay tuyên truyền cho đại lễ đến các phật tử.

Xem thêm
29 March 2022

Bài hát tết thiếu nhi 1/6 dùng trong...

Các bài hát tết thiếu nhi sử dụng trong ngày quốc tế thiếu nhi 1/6 không thể nào thiếu. Bởi các bài này tạo bầu không khí vui vẻ cho các bé.

Xem thêm
21 March 2022

Tổ chức sự kiện cho trẻ em cùng...

Lên kế hoạch tổ chức sự kiện cho trẻ em hợp độ tuổi các bé rất khó khăn, bởi trẻ rất nhanh chán sau mỗi trò hãy cùng chúng tôi thay đổi nó bây giờ.

Xem thêm
14 March 2022

Cho thuê xe đạp Hồ Tây ở đâu tốt...

Cho thuê xe đạp Hồ Tây có nhiều cửa hàng và đơn vị cho thuê xe rèn luyện sức khoẻ hay tổ chức roadshow xe đạp chạy quảng cáo quanh Hồ Tây.

Xem thêm
10 March 2022

Lịch hội chợ triển lãm tại TPHCM...

Lịch hội chợ triển lãm 2022 tại tphcm để doanh nghiệp có thể chuẩn bị trước đối thủ hay tìm đơn vị thiết kế gian hàng hội chợ cho công ty lựa chọn.

Xem thêm
09 March 2022

Công ty tổ chức sự kiện tại quận...

Tổ chức sự kiện tại quận Tân Phú được dùng nhiều vào lễ khai trương, khánh thành... Kết hợp cùng MC và các nhóm nhảy tạo sôi động và thu hút.

Xem thêm
08 March 2022

Treo băng rôn Quận Tân Phú

Tìm công ty treo băng rôn quảng cáo tại Quận Tân Phú uy tín và chuyên nghiệp. Doanh nghiệp chọn nơi treo băng rôn mong muốn và ưu đãi giá.

Xem thêm
03 March 2022

Tổ chức khai trương

Tổ chức lễ khai trương thành công và thu hút cần phải được lên kế hoạch tỉ mỉ trước lễ, để tạo thu hút và ấn tượng sâu trong lòng khách.

Xem thêm
02 March 2022

Cho thuê nhà bạt trụ tròn cho sự...

Cho thuê nhà bạt trụ tròn tổ chức sự kiện ngoài trời, tiếp thị hay quảng cáo sản phẩm mới ra mắt. Sử dụng nhà bạt cho gian hàng hội chợ, triễn lãm.

Xem thêm
28 February 2022

PG chạy Roadshow là gì

PG chạy roadshow là gì và các cô gái, chàng trai chạy xe quảng cáo trên các tuyến đường. Cách quản lý pg roadshow để đạt hiệu quả khi chạy.

Xem thêm
22 February 2022

Tổ chức Roadshow Ô tô

Cung cấp tổ chức roadshow ô tô quảng cáo thương hiệu, kết hợp với các phương tiện khác tạo nên điểm nhấn và thu hút cho sản phẩm, dịch vụ công ty.

Xem thêm
16 February 2022

Khai trương cửa hàng cần làm gì

Lên kế hoạch cho ngày khai trương cửa hàng cần làm gì để hấp dẫn khách mời từ đó đẩy mạnh doanh thu trong ngày khai trương để mọi việc thuận lợi.

Xem thêm
14 February 2022

Khai trương đầu năm cần những ...

Tổ chức khai trương đầu năm đầu năm cần những gì để thu hút mọi người? Để đảm bảo buổi lễ khai trương diễn ra thuận lợi và thu hút khách hàng mua s...

Xem thêm
10 February 2022

5 ý tưởng tổ chức sự kiện cho...

Năm ý tưởng tổ chức sự kiện ngày lễ tình yêu Valentine đáng nhớ và thu hút khách hàng mua sắm trong dịp lễ tình yêu, đồng thời đẩy mạnh thương hiệu.

Xem thêm
18 January 2022

5 bước để biến buổi khai trương...

Các cách biến buổi khai trương thành công rực rở và thu hút mọi người tham dự, chỉ với năm bước đơn giản nhưng đem lại thành công ngoài mong đợi.

Xem thêm
15 January 2022

Tổ chức sự kiện 8/3 với những...

Tổ chức sự kiện 8/3 độc lạ không những tạo được ấn tượng đẹp cho chị em phụ nữ. Mà ý tưởng tốt còn mang lại một ngày Quốc tế phụ nữ đáng nh...

Xem thêm
12 January 2022

Ý nghĩa chạy roadshow xe đạp quảng...

Hình thức marketing bằng roadshow xe đạp giúp tăng độ phủ của thương hiệu đến mọi người. Tạo lợi thế phát triển so với các đối thủ khác cùng ngành.

Xem thêm

Khách hàng của chúng tôi

AEON Việt Nam
PNJ
PHƯƠNG NAM BOOK
Hưng Thịnh
CELADON
PHONG VŨ
Owen
TRÀ SỮA TOCOTOCO
BIBOMART
ANH VĂN HỘI VIỆT MỸ VUS
Pizza company
GRAB
Pizza hut
CGV
ABBANK
Từ Dũ
BỆNH VIỆN NHI ĐỒNG 2
TRANSVIET
THIÊN HÒA
Viễn Thông A
Chevrolet
Me-O
KINDERLAND
ELKEN
THẨM MỸ VIỆN NGỌC PHÚ
VINPRO
VINCOM
Hotline: 090 639 7327
SMS: 090 639 7327 Để lại tin nhắn/Liên hệ