Tin tức

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Để lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công thì công tác chuẩn bị phải chu đáo, chi tiết. Đó là yếu tố quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của chương trình. PR Việt với kinh nghiệm tổ chức nhiều sự kiện lớn nhỏ khác nhau. Chúng tôi xin chia sẻ đến bạn quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện từ a đến z.

lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Mỗi chương trình sự kiện luôn có quy mô và tính chất khác nhau. Để sự kiện được diễn ra thành công và suôn sẻ cần chuẩn bị kỹ các nội dung sau:

Xác định hình thức sự kiện

Bước đầu để lập kế hoạch tổ chức chương trình chính là xác định loại hình sự kiện. Cần biết sự kiện sắp tổ chức là gì, giúp việc chuẩn bị trở nên chính xác hơn. Sau đây là một số hạng mục các hình thức sự kiện thường gặp:

Sự kiện hướng đến khách hàng

- Ra mắt sản phẩm.
- Thi đấu.
- Giải trí văn nghệ.
- Lễ hội.
- Hội chợ triễn lãm.
- Biểu diễn thời trang.

tổ chức sự kiện công ty

Sự kiện công ty

- Họp mặt
- Khai trương
- Động thổ
- Tất niên

Sự kiện cá nhân

- Sinh nhật.
- Đám cưới.
- Lễ kỷ niệm.

tổ chức sự kiện cộng đồng

Sự kiện cộng đồng

- Sự kiện gây quỹ.
- Ngày hội vì cộng đồng.
- Chạy bộ vì mội trường.

tổ chức sự kiện nhà nước

Sự kiện mang tính nhà Nước

- Hội nghị
- Festival
- Lễ tranh cử
- Tổng tuyển cử

Xác định mục tiêu chương trình

Xác định rõ mục tiêu việc tổ chức sự kiện, đảm bảo lên được bản kế hoạch chính xác. Cần trả lời câu hỏi như tại sao phải tổ chức sự kiện hoặc tổ chức nhằm mục đích gì? Tổ chức chương trình ra mắt sản phẩm mới hay tri ân khách hàng? Việc tổ chức sự kiện nhằm quảng bá thương hiệu hay hướng đến đối tượng khách hàng nào?

Đây được xem là bước quan trọng trong kế hoạch tổ chức sự kiện thành công và hiệu quả. Do đó cần có sự thống nhất để đưa ra định hướng cũng như mục tiêu rõ ràng. Giúp hạn chế những rủi ro, thiếu xót trong công tác chuẩn bị sau này.

Thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm và thời gian sự kiện là hai yếu tố quyết định sự thành công của chương trình.
Thời gian chương trình hợp lý, thuận tiện cho việc tham dự của khách mời. Ưu tiên chọn địa điểm tổ chức gần trung tâm, an ninh và thuận lợi cho việc đi lại.

Ngoài ra, đơn vị tổ chức cần xác định được số lượng khách mời xác nhận sẽ tham gia. Từ đó có cơ sở chọn địa điểm phù hợp với quy mô, tính chất và ngân sách sự kiện.

xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện

Xây dựng ý tưởng và kịch bản

Ý tưởng triển khai chương trình chính là linh hồn của sự kiện. Ý tưởng càng mới mẻ, càng thu hút chắc chắn sẽ để lại ấn tượng cho khách tham dự. Sau đây là một số yếu tố giúp ý tưởng, chủ đề trở nên hoàn hảo:

- Nội dung phù hợp với tất cả khách mời.
- Thông điệp được truyền tải ngắn gọn, khéo léo, dễ hiểu, dễ nhớ.
- Nhấn mạnh đến thương hiệu và các tính năng của sản phẩm.
- Tạo chủ đề chương trình mới lạ, ấn tượng, gây tò mò.

Kịch bản sự kiện ngoài phù hợp với mục tiêu, cần phải truyền tải đúng đối tượng. Ngoài ra, để chương trình diễn ra thành công và hấp dẫn thì kịch bản phải độc đáo, ấn tượng. Bên cạnh đó, chúng ta cần hoàn tất kịch bản tổng và kịch bản chi tiết trước sự kiện:

- Kịch bản tổng thể: bao gồm nội dung tổng quát của sự kiện từ khi bắt đầu đến kết thúc.
- Kịch bản chi tiết: bao gồm tất cả lời dẫn của MC suốt chương trình. Lời lẽ thu hút giúp truyền tải được nội dung của sự kiện.

Lập danh sách khách mời

Sau khi xác định được lượng khách mời, chúng ta cần lập danh sách cụ thể, chi tiết. Đảm bảo sự kiện diễn ra chuyên nghiệp, hoàn hảo hơn:

- Liên hệ để nhắc khách hàng thời gian diễn ra sự kiện.
- Sắp xếp chỗ ngồi cũng như vị trí ngồi thích hợp.
- Tặng quà lưu niệm cho khách tham gia. Gửi thư cám ơn và ảnh kỉ niệm chụp tại sự kiện.

Khách mời chính là những khách hàng đầu tiên tiếp xúc, trải nghiệm sản phẩm thông qua sự kiện. Tạo ấn tượng với khách mời, là tiền đề cho sự phát triển thành công sau này của doanh nghiệp.

Kế hoạch truyền thông chương trình

Chúng ta cần có kế hoạch truyền thông sự kiện, quảng bá cho nhiều người biết đến và tham dự. Tùy vào quy mô và ngân sách của đơn vị tổ chức sự mà chọn cách truyền thông hiệu quả:

- Thống nhất hình thức công bố hoạt động sự kiện với công chúng.
- Treo băng rôn, phướn quảng cáo sự kiện, thông báo qua báo chí.
- Gửi thư mời sự kiện đến đối tác, gửi mail cho khách hàng tiềm năng.
- Truyền thông nội bộ đơn vị chuẩn bị tổ chức, để mọi người nắm nội dung chương trình.

Phương án dự phòng và dự trù kinh phí

Dự trù kinh phí là việc không thể thiếu đối với việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Hạn chế thiếu xót cũng như tránh vượt quá ngân sách cho phép của chương trình. Ngoài ra, cần chuẩn bị nhiều phương án dự phòng, nhằm giải quyết rủi ro khi có sự cố. Đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ, tạo thiện cảm và gây ấn tượng với khách mời.

Ngoài ra, bạn nên đo lường và đánh giá hiệu quả trước và sau khi tổ chức sự kiện. Nhằm rút ra kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo được diễn ra thành công tốt đẹp hơn.

Bạn muốn tổ chức chương trình nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu, hay còn thắc mắc vấn đề gì. Đừng ngần ngại liên hệ chúng tôi để được tư vấn chi tiết về kế hoạch tổ chức sự kiện. Nhằm mang đến một chương trình sự kiện độc đáo, chuyên nghiệp đầy ấn tượng với khách hàng. Trao đổi về dịch vụ tổ chức sự kiện với chúng tôi qua:

Chat tư vấn trực tuyến

Công ty TNHH PR Việt

Trụ sở: 31/14 Nguyễn Triệu Luật, P.Tân Tạo, Q.Bình Tân, TP.Hồ Chí Minh
VP Hồ Chí Minh: 74/1/5/4 Nguyễn Quý Anh, P.Tân Sơn Nhì, Q.Tân Phú, TP.Hồ Chí Minh
VP Hà Nội: 42/9 Vĩnh Hưng, Hoàng Mai, Hà Nội
VP Đà Nẵng: 179/8 Nguyễn Chí Thanh, Phường Hải Châu, Quận Hải Châu, TP.Đà Nẵng

Tel: (028) 2229 7376
Hotline/Zalo: 0906397327
E-mail: info@prviet.com.vn
Facebook: https://www.facebook.com/prviet
Website: https://www.prviet.com.vn

Bài viết khác

14 June 2021

Những lợi ích khi thuê ca sĩ nổi...

Những lợi ích khi thuê ca sĩ nổi tiếng đó là giúp tăng truyền thông và lượng khách hàng sẽ đến trong dịp khai trương hay sự kiện lớn được tổ chức.

Xem thêm
24 May 2021

Tổ chức sự kiện Halloween thu hút...

Tổ chức sự kiện Halloween thu hút người xem và đem lại thành công cho thương hiệu hay sản phẩm. PR Việt sẽ nói cách thức qua bài viết này.

Xem thêm
05 May 2021

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện...

Kế hoạch tổ chức sự kiện tết thiếu nhi 1 tháng 6 sao cho thành công, đòi hỏi cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng rất nhiều bởi trẻ nhỏ rất nhanh chán.

Xem thêm
04 May 2021

Ý tưởng tổ chức sự kiện cho ngày...

Ý tưởng tổ chức sự kiện cho ngày phụ nữ Việt Nam 20/10 thu hút mọi người tham gia. Những ý tưởng mà chúng tôi đã dùng nay chia sẻ trong bài viết này.

Xem thêm
20 April 2021

Lịch nghỉ Lễ Giỗ Tổ Hùng Vương,...

Công ty TNHH PR Việt trân trọng thông báo tới quý khách hàng, đối tác lịch nghỉ lễ Giỗ Tổ Hùng Vương, lễ giải phòng miền nam 30/4 và 1/5 năm 2021.

Xem thêm
12 April 2021

Cho thuê Tivi 80 Inch xem Bóng đá hay...

PR Việt cho thuê tivi 80 inch cỡ lớn trình chiếu trong sự kiện hay thưởng thức các giải bóng đá. Nhiều thương hiệu tivi đời mới độ phân giải cho bạn lựa c...

Xem thêm
09 April 2021

Tổ chức sự kiện ngày quốc tế...

Bạn đã có ý tưởng lên kế hoạch tổ chức sự kiện ngày quốc tế thiếu nhi 1/6 chưa? Công ty PR Việt chuyên lên kịch bản và ý tưởng cho sự kiện trẻ em.

Xem thêm
08 April 2021

Tăng cường tiếp thị cho hoạt động...

Để sản phẩm và mặt hàng của người đến tay người tiêu dùng thì đòi hỏi phải tiếp thị hay quảng cáo. Bài này nói về cách tăng cường tiếp thị hiệu qu...

Xem thêm
30 March 2021

18 Ý tưởng Tổ Chức Sự Kiện cho...

Ngày quốc tế thiếu nhi sắp đến gần và mọi em nhỏ sẽ háo hức với những cuộc vui. Dưới đây là 18 ý tưởng tổ chức sự kiện ngày tết thiếu nhi cho các ...

Xem thêm
15 March 2021

Cho thuê Tivi 60 Inch đầy đủ các...

Cho thuê tivi 60 inch các thương hiệu từ LCD, Smart Tivi hay Tivi cảm ứng phục vụ cho sự kiện, hội thảo, hội nghị và chương trình bóng đá.

Xem thêm
15 March 2021

Thuê Tivi 55 Inch cho sự kiện hay giải...

Cho thuê tivi 55 inch để trình chiếu trong sự kiện nhỏ hay trải nghiệm một lần với tivi kích thước lớn. Thoả sức thể hiện cùng PR Việt.

Xem thêm
09 March 2021

Kế hoạch tổ chức ngày cá tháng...

Kế hoạch tổ chức ngày cá tháng tư hấp dẫn và thu hút. Là cơ hội vàng cho doanh nghiệp muốn đẩy hình ảnh, thương hiệu đến với công chúng.

Xem thêm
01 March 2021

Trang trí tiểu cảnh tổ chức tiệc...

Trang trí tiểu cảnh sự kiện 8/3 hay tổ chức tiệc văn phòng nhân ngày quốc tế phụ nữ Việt Nam 8/3 chuyên nghiệp, đặc sắc và thu hút mọi người xem.

Xem thêm
25 February 2021

Tổ chức lễ kỷ niệm ngày thầy...

Tổ chức lễ kỷ niệm ngày thầy thuốc là dịp tôn vinh công lao của những y, bác sĩ. Công tác chuẩn bị kĩ càng sẽ giúp buổi lễ kỉ niệm diễn ra thuận lợi.

Xem thêm
22 February 2021

Lịch triển lãm hội chợ quốc tế...

Lịch triển lãm hội chợ triển lãm quốc tế Vietbuild 2021, thiết kế thi công gian hàng triển lãm hội chợ, cho thuê thiết bị sự kiện trên toàn quốc.

Xem thêm
20 February 2021

Tổ chức sự kiện 8/3 với những...

Tổ chức sự kiện 8/3 độc lạ không những tạo được ấn tượng đẹp cho chị em phụ nữ. Mà ý tưởng tốt còn mang lại một ngày Quốc tế phụ nữ đáng nh...

Xem thêm
19 February 2021

Cho thuê thiết bị sự kiện, event...

Cho thuê thiết bị sự kiện là hình thức tổ chức được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Bởi sự tiện lợi và hiệu quả mà dịch vụ trọn gói này mang lại.

Xem thêm
01 February 2021

Sampling sản phẩm là gì? Thiết kế...

Sampling sản phẩm là hình thức marketing ưa chuộng tại Việt Nam. Đưa sản phẩm mới đến người dùng thông qua booth trưng bày luôn tạo được sự ấn tượng.

Xem thêm
29 January 2021

Múa lân khai trương trọn gói chuyên...

Múa lân khai trương đem đến sự thịnh vượng, tài lộc cho ngày trọng đại. Dịch vụ múa lân trọn gói chuyên nghiệp là lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp.

Xem thêm
28 January 2021

Dịch vụ múa lân khai trương và cho...

Dịch vụ múa lân khai trương, lễ hội, múa lân tết hay cho sự kiện, chương trình chuyên nghiệp, với các đoàn lân sự rồng nổi tiếng mọi nơi.

Xem thêm
20 January 2021

Tổ chức khai trương đầu năm cần...

Tổ chức khai trương đầu năm là bước khởi đầu mạnh mẽ cho doanh nghiệp. Cần có công tác chuẩn bị đẩy đủ đàm bảo buổi lễ khai trương diễn ra thuận l...

Xem thêm
19 January 2021

Lịch nghỉ Tết Tân Sửu 2021 (Tết...

Công ty TNHH PR Việt trân trọng thông báo tới quý khách hàng, đối tác từ 10/02 đến hết ngày 16/02/2021 công ty sẽ nghỉ tết Nguyên Đán. Trân trọng

Xem thêm
07 January 2021

Tiệc tất niên ngoài trời dành cho...

Tiệc tất niên ngoài trời là xu hướng tổ chức được nhiều công ty áp dụng. Đơn vị tổ chức chuyên nghiệp chính là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp.

Xem thêm
05 January 2021

Tiệc cuối năm của công ty là gì?...

Tiệc cuối năm của công ty là thước đo thành quả suốt một năm của doanh nghiệp. Vậy cần lưu ý gì để buổi tiệc tất niên diễn ra thuận lợi và hiệu quả...

Xem thêm

Khách hàng của chúng tôi

VINPRO
THẨM MỸ VIỆN NGỌC PHÚ
TRÀ SỮA TOCOTOCO
ELKEN
KINDERLAND
Me-O
GRAB
PHÚ QUÝ
BỆNH VIỆN NHI ĐỒNG 2
TRANSVIET
VINCOM
CELADON
BIBOMART
THIÊN HÒA
ANH VĂN HỘI VIỆT MỸ VUS
PHONG VŨ
PNJ
PHƯƠNG NAM BOOK
Hưng Thịnh
Từ Dũ
Chevrolet
Viễn Thông A
ABBANK
Pizza company
CGV
Pizza hut
Hotline: 090 639 7327
SMS: 090 639 7327 Để lại tin nhắn/Liên hệ