Tin tức

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Để lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công thì công tác chuẩn bị phải chu đáo, chi tiết. Đó là yếu tố quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của chương trình. PR Việt với kinh nghiệm tổ chức nhiều sự kiện lớn nhỏ khác nhau. Chúng tôi xin chia sẻ đến bạn quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện từ a đến z.

lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Mỗi chương trình sự kiện luôn có quy mô và tính chất khác nhau. Để sự kiện được diễn ra thành công và suôn sẻ cần chuẩn bị kỹ các nội dung sau:

Xác định hình thức sự kiện

Bước đầu để lập kế hoạch tổ chức chương trình chính là xác định loại hình sự kiện. Cần biết sự kiện sắp tổ chức là gì, giúp việc chuẩn bị trở nên chính xác hơn. Sau đây là một số hạng mục các hình thức sự kiện thường gặp:

Sự kiện hướng đến khách hàng

- Ra mắt sản phẩm.
- Thi đấu.
- Giải trí văn nghệ.
- Lễ hội.
- Hội chợ triễn lãm.
- Biểu diễn thời trang.

tổ chức sự kiện công ty

Sự kiện công ty

- Họp mặt
- Khai trương
- Động thổ
- Tất niên

Sự kiện cá nhân

- Sinh nhật.
- Đám cưới.
- Lễ kỷ niệm.

tổ chức sự kiện cộng đồng

Sự kiện cộng đồng

- Sự kiện gây quỹ.
- Ngày hội vì cộng đồng.
- Chạy bộ vì mội trường.

tổ chức sự kiện nhà nước

Sự kiện mang tính nhà Nước

- Hội nghị
- Festival
- Lễ tranh cử
- Tổng tuyển cử

Xác định mục tiêu chương trình

Xác định rõ mục tiêu việc tổ chức sự kiện, đảm bảo lên được bản kế hoạch chính xác. Cần trả lời câu hỏi như tại sao phải tổ chức sự kiện hoặc tổ chức nhằm mục đích gì? Tổ chức chương trình ra mắt sản phẩm mới hay tri ân khách hàng? Việc tổ chức sự kiện nhằm quảng bá thương hiệu hay hướng đến đối tượng khách hàng nào?

Đây được xem là bước quan trọng trong kế hoạch tổ chức sự kiện thành công và hiệu quả. Do đó cần có sự thống nhất để đưa ra định hướng cũng như mục tiêu rõ ràng. Giúp hạn chế những rủi ro, thiếu xót trong công tác chuẩn bị sau này.

Thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm và thời gian sự kiện là hai yếu tố quyết định sự thành công của chương trình.
Thời gian chương trình hợp lý, thuận tiện cho việc tham dự của khách mời. Ưu tiên chọn địa điểm tổ chức gần trung tâm, an ninh và thuận lợi cho việc đi lại.

Ngoài ra, đơn vị tổ chức cần xác định được số lượng khách mời xác nhận sẽ tham gia. Từ đó có cơ sở chọn địa điểm phù hợp với quy mô, tính chất và ngân sách sự kiện.

xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện

Xây dựng ý tưởng và kịch bản

Ý tưởng triển khai chương trình chính là linh hồn của sự kiện. Ý tưởng càng mới mẻ, càng thu hút chắc chắn sẽ để lại ấn tượng cho khách tham dự. Sau đây là một số yếu tố giúp ý tưởng, chủ đề trở nên hoàn hảo:

- Nội dung phù hợp với tất cả khách mời.
- Thông điệp được truyền tải ngắn gọn, khéo léo, dễ hiểu, dễ nhớ.
- Nhấn mạnh đến thương hiệu và các tính năng của sản phẩm.
- Tạo chủ đề chương trình mới lạ, ấn tượng, gây tò mò.

Kịch bản sự kiện ngoài phù hợp với mục tiêu, cần phải truyền tải đúng đối tượng. Ngoài ra, để chương trình diễn ra thành công và hấp dẫn thì kịch bản phải độc đáo, ấn tượng. Bên cạnh đó, chúng ta cần hoàn tất kịch bản tổng và kịch bản chi tiết trước sự kiện:

- Kịch bản tổng thể: bao gồm nội dung tổng quát của sự kiện từ khi bắt đầu đến kết thúc.
- Kịch bản chi tiết: bao gồm tất cả lời dẫn của MC suốt chương trình. Lời lẽ thu hút giúp truyền tải được nội dung của sự kiện.

Lập danh sách khách mời

Sau khi xác định được lượng khách mời, chúng ta cần lập danh sách cụ thể, chi tiết. Đảm bảo sự kiện diễn ra chuyên nghiệp, hoàn hảo hơn:

- Liên hệ để nhắc khách hàng thời gian diễn ra sự kiện.
- Sắp xếp chỗ ngồi cũng như vị trí ngồi thích hợp.
- Tặng quà lưu niệm cho khách tham gia. Gửi thư cám ơn và ảnh kỉ niệm chụp tại sự kiện.

Khách mời chính là những khách hàng đầu tiên tiếp xúc, trải nghiệm sản phẩm thông qua sự kiện. Tạo ấn tượng với khách mời, là tiền đề cho sự phát triển thành công sau này của doanh nghiệp.

Kế hoạch truyền thông chương trình

Chúng ta cần có kế hoạch truyền thông sự kiện, quảng bá cho nhiều người biết đến và tham dự. Tùy vào quy mô và ngân sách của đơn vị tổ chức sự mà chọn cách truyền thông hiệu quả:

- Thống nhất hình thức công bố hoạt động sự kiện với công chúng.
- Treo băng rôn, phướn quảng cáo sự kiện, thông báo qua báo chí.
- Gửi thư mời sự kiện đến đối tác, gửi mail cho khách hàng tiềm năng.
- Truyền thông nội bộ đơn vị chuẩn bị tổ chức, để mọi người nắm nội dung chương trình.

Phương án dự phòng và dự trù kinh phí

Dự trù kinh phí là việc không thể thiếu đối với việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Hạn chế thiếu xót cũng như tránh vượt quá ngân sách cho phép của chương trình. Ngoài ra, cần chuẩn bị nhiều phương án dự phòng, nhằm giải quyết rủi ro khi có sự cố. Đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ, tạo thiện cảm và gây ấn tượng với khách mời.

Ngoài ra, bạn nên đo lường và đánh giá hiệu quả trước và sau khi tổ chức sự kiện. Nhằm rút ra kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo được diễn ra thành công tốt đẹp hơn.

Bạn muốn tổ chức chương trình nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu, hay còn thắc mắc vấn đề gì. Đừng ngần ngại liên hệ chúng tôi để được tư vấn chi tiết về kế hoạch tổ chức sự kiện. Nhằm mang đến một chương trình sự kiện độc đáo, chuyên nghiệp đầy ấn tượng với khách hàng. Trao đổi về dịch vụ tổ chức sự kiện với chúng tôi qua:

Chat tư vấn trực tuyến

Công ty TNHH PR Việt

Trụ sở: 31/14 Nguyễn Triệu Luật, P.Tân Tạo, Q.Bình Tân, TP.Hồ Chí Minh
VP Hồ Chí Minh: 74/1/5/4 Nguyễn Quý Anh, P.Tân Sơn Nhì, Q.Tân Phú, TP.Hồ Chí Minh
VP Hà Nội: 42/9 Vĩnh Hưng, Hoàng Mai, Hà Nội
VP Đà Nẵng: 179/8 Nguyễn Chí Thanh, Phường Hải Châu, Quận Hải Châu, TP.Đà Nẵng

Tel: (028) 2229 7376
Hotline/Zalo: 0906397327
E-mail: info@prviet.com.vn
Facebook: https://www.facebook.com/prviet
Website: https://www.prviet.com.vn

Bài viết khác

18 January 2022

5 bước để biến buổi khai trương...

Các cách biến buổi khai trương thành công rực rở và thu hút mọi người tham dự, chỉ với năm bước đơn giản nhưng đem lại thành công ngoài mong đợi.

Xem thêm
15 January 2022

Những ý tưởng tổ chức sự kiện...

Tổ chức sự kiện 8/3 độc lạ không những tạo được ấn tượng đẹp cho chị em phụ nữ. Mà ý tưởng tốt còn mang lại một ngày Quốc tế phụ nữ đáng nh...

Xem thêm
12 January 2022

Ý nghĩa chạy roadshow xe đạp quảng...

Hình thức marketing bằng roadshow xe đạp giúp tăng độ phủ của thương hiệu đến mọi người. Tạo lợi thế phát triển so với các đối thủ khác cùng ngành.

Xem thêm
10 January 2022

Tại sao phải trang trí xe đạp chạy...

Khi trang trí xe đạp chạy roadshow giúp mọi người thấy được thương hiệu, sản phẩm, nội dung cần truyền tải và thiết kế các theo phong cách riêng biệt.

Xem thêm
05 January 2022

Lịch nghỉ Tết Nguyên đán Nhâm Dần...

Công ty TNHH PR Việt xin trân trọng thông báo tới quý khách hàng, đối tác lịch nghỉ tết Âm lịch 2022 cụ thể như sau: Thứ Hai ngày 31/01/2021 - Thứ Bảy ngày 05/02/2021...

Xem thêm
03 January 2022

Tổ chức tiệc tất niên cuối năm...

Tổ chức tiệc tất niên cuối năm cho công ty chuyên nghiệp và uy tín. Đây cũng là dịp để chúc mừng doanh nghiệp có một năm làm ăn tốt đẹp trong năm qua.

Xem thêm
29 December 2021

Thông báo lịch nghỉ tết Dương lịch...

Công ty TNHH PR Việt trân trọng thông báo tới quý khách hàng, đối tác lịch nghỉ tết Dương lịch 2022 cụ thể như sau: Thứ Bảy ngày 01/01/2021 - Thứ Hai ngày 03/01/2021...

Xem thêm
28 December 2021

Lịch triển lãm hội chợ và hội...

Triển lãm là dịp để quảng cáo hay giới thiệu sản phẩm mới đến các đại lý, khách hàng mới. Giúp cho thương hiệu được mọi người biết đến và trải n...

Xem thêm
28 December 2021

Tổ chức roadshow xe đạp tại Hồ...

Đơn vị tổ chức roadshow xe đạp tại Hồ Chí Minh và Hà Nội chuyên nghiệp, uy tín. PR Việt là một trong những nhà tổ chức sự kiện có tiếng tại HCM và HN.

Xem thêm
22 December 2021

Tổ chức lễ cúng khai trương đầu...

Đầu năm cửa hàng tổ chức lễ cúng khai trương đầu năm để cầu mọi chuyện được thuận lợi. Đồng thời cầu tài lộc, và thu hút mọi người đến cửa h...

Xem thêm
20 December 2021

Tổ chức tiệc tất niên trọn g...

Chúng tôi nhận tổ chức tiệc tất niên cuối năm trọn gói chuyên nghiệp cho doanh nghiệp, cửa hàng. Cam kết không phát sinh thêm bất kỳ chi phí nào.

Xem thêm
17 December 2021

Dịch vụ cho thuê xe đạp công cộng...

Dịch vụ cho thuê xe đạp công cộng TP.HCM đã được triển khai chính thức vào 16/12. Dự án nhằm bảo vệ môi trường và thu hút khách du lịch tham quan.

Xem thêm
14 December 2021

Điểm nhấn cho tiệc tất niên cuối...

Tiệc tất niên là dịp để mọi người giải toả căng thẳng trong một năm làm việc vất vả. Trang trí tiệc tất niên chu đáo thể hiện sự chân thành và cảm ...

Xem thêm
30 November 2021

Những cách trang trí tết cửa hàng...

Những cách trang trí tết giúp thu hút khách hàng ngày tết đến mua sắm hay tham quan cửa hàng. Giúp cửa hàng tăng cơ hội bán hàng hơn trong dịp tết.

Xem thêm
25 November 2021

Trang trí Tết đêm giao thừa đẹp...

Trang trí Tết đêm giao thừa là trang trí lại nhà thật trang hoàng để đón giao thừa lúc nữa đêm. Cùng gia đình ăn uống bên nhau đón chào năm mới.

Xem thêm
22 November 2021

Trang trí giáng sinh

Tạo một không gian theo phong cách riêng của bạn với thiết kế trang trí Giáng sinh từ PR Việt. Biến văn phòng thành nơi thu hút mọi người đến công ty.

Xem thêm
17 November 2021

Cách dùng đồ nội thất trang trí...

Trang trí noel bằng nhưng đồ nội thất sẵn có cho hội trường thêm độc đáo và lung linh. Tiết kiệm chi phí lại thu hút và gần gũi với mọi người.

Xem thêm
15 November 2021

Thi công trang trí Noel

Lễ giáng sinh sắp tới là lúc ta hay tìm thi công trang trí noel nhiều đơn vị. Để thiết kế trang trí Noel đón chào mùa giáng sinh và năm mới sắp đến.

Xem thêm
04 November 2021

Treo băng rôn ngang

Dịch vụ treo băng rôn ngang quảng cáo, banner khuyến mãi giảm giá cho chương trình tại cửa hàng hay siêu thị mới ra mắt, kèm đăng ký giấy phép treo.

Xem thêm
03 November 2021

Tại sao phải trang trí tết mỗi khi...

Cuối năm dịp để trang trí tết gắn kết mọi người mọi nhà chuận bị sửa sang đón chào năm mới đến. Và cầu mong mọi điều tốt đẹp sẽ đến thông qua dọn...

Xem thêm
01 November 2021

Treo băng rôn hưởng ứng ngày pháp...

Hưởng ứng ngày pháp luật Việt Nam như treo băng rôn và bản tin tuyên truyền pháp luật cho mọi người hiểu biết. Dịch vụ treo banner chuyên nghiệp.

Xem thêm
28 October 2021

Treo banner chào mừng ngày nhà giáo...

Treo banner chào mừng ngày nhà giáo Việt Nam 20/11 để mừng ngày lễ các thầy cô giáo, cũng là dịp để các học trò bày tỏ lòng biết ơn đến giáo viên.

Xem thêm
12 October 2021

Quảng cáo billboard là gì? Ưu điểm...

Quảng cáo billboard là chiến lược marketing tốn nhiều chi phí nhất. Tuy nhiên hiệu quả và tầm ảnh hưởng mà billboard mang lại vô cùng xứng đáng.

Xem thêm
08 October 2021

Cho thuê tivi 100 Inch - Dịch vụ cho...

Cho thuê tivi 100 Inch đang được nhiều cá nhân, đơn vị tổ chức sự kiện quan tâm. Bởi chi phí tiết kiệm cũng như hiệu quả tivi 100 Inch mang lại.

Xem thêm

Khách hàng của chúng tôi

Owen
VINPRO
THẨM MỸ VIỆN NGỌC PHÚ
TRÀ SỮA TOCOTOCO
ELKEN
KINDERLAND
Me-O
GRAB
PHÚ QUÝ
BỆNH VIỆN NHI ĐỒNG 2
TRANSVIET
VINCOM
CELADON
BIBOMART
THIÊN HÒA
ANH VĂN HỘI VIỆT MỸ VUS
PHONG VŨ
PNJ
PHƯƠNG NAM BOOK
Hưng Thịnh
Từ Dũ
Chevrolet
Viễn Thông A
ABBANK
Pizza company
CGV
Pizza hut
Hotline: 090 639 7327
SMS: 090 639 7327 Để lại tin nhắn/Liên hệ